7 Aspectos De Um Bom Sistema de Controle Interno

7 Aspectos De Um Bom Sistema de Controle Interno

Como fortalecer os controles internos de sua empresa através de 7 conceitos simples mas poderosos, para aplicar ainda hoje…
Esses conceitos irão fazer com que a sua empresa MINIMIZE ou até ELIMINE a possibilidade de fraudes, desvios ou outros fatores que podem afetar sua atividade…

 

Como Fortalecer sua Empresa com Bons Controles Internos?

 

Esse artigo de hoje eu quero te mostrar sobre um assunto muito falado: Controles Internos.

Como fortalecer os controles internos de sua empresa através de 7 conceitos simples mas poderosos, para aplicar ainda hoje…

Esses conceitos irão fazer com que a sua empresa MINIMIZE ou até ELIMINE a possibilidade de fraudes, desvios ou outros fatores que podem afetar sua atividade…

Geralmente, tanto no meu site quanto aqui pelos e-mails que envio pra você, costumo abordar vários assuntos de auditoria contábil e interna, certo?

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Mas também tenho um interesse muito especial sobre controles internos e pra mim não têm como falar de Auditoria e não falar de Controles Internos (acho que você concorda comigo!)

Mas vamos ao que interessa hoje…

Os conceitos de qualquer bom sistema de Controles Internos são os seguintes:

– Relação Custo-Benefício; – Definição de Responsabilidade e Autoridade; – Segregação de Funções; – Acesso aos Ativos; – Estabelecimento de Comprovações e Provas Independentes; – Métodos de Processamento de Dados; – Pessoal

 

Sistemas de Controles Internos Eficazes Possuem Estes Aspectos Bem Presentes

 

# 1 – RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO

O beneficio de um controle consiste na redução do risco de falhas quanto ao cumprimento dos objetivos e metas de uma atividade.

O conceito de custo-benefício reconhece que custo de um controle não deve exceder os benefícios que ele possa proporcionar.

É Simples.

Exemplo: Uma empresa de pequeno porte que precisa melhorar o controle sobre seu patrimônio (imobilizado) e para isso investe em um sistema de controle patrimonial que custa um milhão…será que fez a melhor escolha?

Qual a representatividade do imobilizado para esta pequena empresa?

Será que o benefício obtido com esse sistema cobre o custo pago por ele?

# 2 – DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE

O dever de todo pessoal dentro de uma organização deve ser fixado e limitados de forma precisa, bem como a autoridade decorrente, atribuída a cada uma das funções.

Assim sendo, deve haver:

– Procedimentos claramente determinados que levem em conta as funções de todos os setores da organização, propiciando a integração das informações dentro do sistema;

– Um organograma adequado onde a linha de autoridade e a conseqüente responsabilidade sejam definidas entre os diversos departamentos, chefes, encarregados de setores, etc.;

– A delineação de funções ou atividades embora possa ser informal, deve preferivelmente ser definida em manuais de procedimentos, visto que estes propiciam a eficiência do sistema e evitam erros;

 

Estes Aspectos São Imprescindíveis Para Um Sistema Forte de Controles Internos

 

# 3 – SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES

Isso é importantíssimo para um bom sistema de controles internos. Mas muitas empresas não observam esse conceito de forma que seja segura para ela mesma.

Um sistema de controle adequado é aquele que elimina a possibilidade de dissimulação de erros ou irregularidades.

Assim sendo, os procedimentos destinados a detectar tais erros ou irregularidades, devem ser executados por pessoas que não estejam em posição de praticá-los, isto é, deve haver uma adequada segregação de funções.

De uma maneira geral, o sistema de controle interno, deve prever segregação entre as funções de aprovação de operações, execução e controle das mesmas, de modo que nenhuma pessoa possa ter completa autoridade sobre uma parcela significativa de qualquer transação.

# 4 – ACESSO AOS ATIVOS

Para atingir um grau de segurança adequado, o acesso aos ativos de uma unidade deve ser limitado ao pessoal autorizado.

O termo “acesso aos ativos”, aqui utilizado, inclui acesso físico direto e acesso indireto através de preparação ou processamento de documentos que autorizem o uso ou disposição desses ativos.

 

Controles Internos Fortalecidos Dão Segurança à Empresa

 

# 5 – ESTABELECIMENTO DE COMPROVAÇÕES E PROVAS INDEPENDENTES

Os procedimentos referentes à determinada atividade, devem prever processos de comprovações rotineiras e obtenção independente de informações de controle.

Os diversos registros preparados por um órgão para informar sobre o resultado de suas atividades, em geral constituem meios de controle eficazes somente quando produzidos por um sistema adequado.

Aquele que permite assegurar a fidedignidade das informações através de registros produzidos por fontes independentes que podem ser comparados/conciliados.

As divergências porventura detectadas evidenciam as falhas nos registros de transações.

# 6 – MÉTODOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS

Devido ao fato de que os meios de controle são estabelecidos para assegurar o cumprimento dos objetivos de uma atividade, a sua eficácia independe dos métodos de processamento de dados, que podem ser manuais, mecânicos ou eletrônicos.

No entanto, na medida do possível, devem-se utilizar equipamentos (mecânicos ou eletrônicos) no processamento de dados.

Embora não evitem a possibilidade de erros e manipulações, fomentam a divisão dos trabalhos, propiciando o reforço dos controles internos.

 

É Necessário Ter Pessoal Íntegro e Competente

 

# 7 – PESSOAL

A eficácia dos meios de controle depende da competência e integridade do pessoal de exercer as funções.

Assim sendo, é conveniente que a política de pessoal da companhia leve em consideração os seguintes aspectos:

– Seleção e treinamento cuidadoso dos colaboradores. Um bom plano de treinamento resulta em melhor rendimento, redução de custos e colaboradores mais ativos e atentos;

– Se possível, deve haver rodízio de funções. O rodízio reduz as possibilidades de fraudes;

– Obrigatoriedade de colaboradores que ocupam cargos de confiança desfrutarem férias regularmente, como forma de evitar a dissimulação de irregularidades;

– Funcionários que lidam com valores possuírem seguro fidelidade ou carta de fiança, para proteção aos ativos da empresa;

Com a observação desses 7 conceitos o Controle Interno de sua empresa estará bem fortalecido e vai dar muita segurança…

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Fonte: Artigos Administradores / 7 Aspectos De Um Bom Sistema de Controle Interno

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