A implantação de um ERP gera benefícios para as organizações do terceiro setor?

A implantação de um ERP gera benefícios para as organizações do terceiro setor?

É hora das organizações sociais abandonarem o improviso e a roupagem amadora para adotar uma gestão mais estratégia e o uso eficiente de recursos

Nas empresas com fins lucrativos consolida-se cada vez mais a percepção da importância de um software ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos Corporativos), que controla e integra os dados e os processos de cada área da empresa, para o incremento da eficiência e do bom funcionamento da operação. Inicialmente, um software ERP era visto como coisa de gente grande. Ou seja, apenas para grandes empresas e conglomerados. Porém, nos últimos anos, vimos uma disseminação maciça dos softwares ERPs em pequenas e médias empresas, que perceberam a importância da integração entre as áreas e os benefícios que o ERP traz para as suas operações.

Diante desse cenário, podemos nos perguntar se o ERP também beneficia as organizações do terceiro setor. Para muitos, a resposta é não! Uns alegam que o terceiro setor não tem fins lucrativos. Portanto, acreditam que não se justifica o investimento, geralmente alto, em um software que, na percepção dessas pessoas, tem o único objetivo de maximizar o lucro pelo aumento da eficiência administrativa. Para outras pessoas, a operação do terceiro setor é simples demais, não justificando também a implantação, geralmente complexa, de um ERP. E um terceiro grupo de pessoas não considera a implantação de um ERP como algo importante no terceiro setor porque ainda vê essas organizações como amadoras ou acredita que elas devam continuar com uma administração não profissional.

As opiniões expostas no parágrafo anterior representam uma visão ultrapassada, equivocada e reducionista do papel do terceiro setor na economia e na vida das pessoas. O fato de uma organização atuar no terceiro setor não a exime da responsabilidade pela busca de mais eficiência administrativa e operacional. Na verdade, essa responsabilidade é ainda maior no terceiro setor, pois trabalha-se essencialmente com recursos financeiros e materiais de mantenedores, patrocinadores e/ou doadores. Portanto, a busca de melhorias nos processos internos, de disponibilização e utilização adequada dos dados e, consequentemente, de aumento da eficiência administrativa, é uma obrigação fundamental das organizações do terceiro setor.

Com base nisso, torna-se claro que um software ERP é uma ferramenta importante para as organizações do terceiro setor, proporcionando inúmeros benefícios para a sua gestão. Além disso, quando bem implantado e utilizado, gera um ganho de imagem para a instituição, pois agiliza o atendimento das mais variadas demandas (parceiros, mantenedores, patrocinadores, comunidade, público atendido, etc.), permite a descoberta de tendências no setor na qual a instituição atua e facilita a obtenção de indicadores. Com isso, aumenta-se a transparência da instituição, e consequentemente a sua credibilidade.

Muitos benefícios de um software ERP para o terceiro setor são semelhantes aos de uma empresa com fins lucrativos. Podemos citar alguns, como:

  • Controle e padronização dos processos, tanto os internos, de cada área, como aqueles necessários para a integração dos dados entre todos os setores da instituição;
  • Agilidade no fluxo das informações entre as áreas, permitindo a visualização rápida da situação econômico-financeira e operacional da instituição. Com isso, ganha-se tempo, qualidade e assertividade na tomada de decisão;
  • Diminuição do risco de dados e decisões se perderem por meio de processos manuais e sem registro formalizado num sistema;
  • Identificação de novas oportunidades e serviços pela análise em tempo real das informações;
  • Visualização clara das fontes de receita e do peso de cada uma na estrutura orçamentária;
  • Disponibilidade de recursos financeiros e humanos para serem utilizados na inovação do negócio, ao invés de serem consumidos na execução de atividades rotineiras e manuais, que podem ser perfeitamente automatizadas em um software ERP. Por exemplo, por que perder tempo com o controle manual do desempenho dos alunos? Ao implantar um software de gestão educacional, a equipe de educação libera tempo e cérebros para pesquisar melhorias pedagógicas, novos cursos que atendam a necessidade das empresas e aumentem a empregabilidade dos jovens, novas ferramentas que aumentem o interesse deles pelo aprendizado, entre outros benefícios e inovações. Outro exemplo é na questão administrativa e financeira: ao invés de consumir tempo e recursos humanos em controles manuais das tarefas e dos indicadores financeiros e econômicos, que podem ser automatizados por um software ERP, pode-se investir no estudo de novas formas de captação de recursos, em métodos inovadores de prestação de contas etc.

Além destes, existem benefícios, alguns intangíveis, que são ainda mais úteis às organizações do terceiro setor:

  • Imagem de profissionalismo, transparência e atualização tecnológica;
  • Automatização dos processos relacionados à operação e a função da entidade, permitindo a obtenção de indicadores que mostram se o resultado, a visão e a missão estão sendo atingidos ou no caminho certo.
  • Mais segurança, precisão e agilidade na prestação de contas aos parceiros, mantenedores e patrocinadores;
  • Conhecimento do perfil do público-alvo do trabalho da organização;
  • Conhecimento e gerenciamento das diversas partes interessadas, inclusive daquelas com potencial para tornarem-se parceiros, patrocinadores e até mesmo mantenedores;
  • Chancela de parceiros com credibilidade e percebidos como referência em suas áreas de atuação. Por exemplo, ter as contas e o balanço auditados e aprovados por grandes empresas de consultoria ou ter uma instituição bancária de credibilidade como parceiro ou patrocinador em projetos;
  • Transformar-se em referência na sua área de atuação pela qualidade dos serviços prestados e pela excelência da sua gestão.

Cada vez mais as organizações do terceiro setor competem entre si pelos recursos financeiros, humanos e materiais disponíveis. É fundamental que, como toda empresa, as organizações estruturem-se administrativamente, preocupando-se em controlar, gerenciar e melhorar a sua estrutura e as suas operações. O desconhecimento da real situação operacional e econômico-financeira não é mais uma opção. O mundo demanda cada vez mais organizações do terceiro setor profissionalizadas e estruturadas, pois somente assim elas extrairão o máximo dos recursos utilizados no seu trabalho e na sua missão. Quanto mais eficiente e bem gerida uma organização do terceiro setor, maior é o seu potencial de transformar a sociedade.

Obviamente, há inúmeros benefícios que não foram listados aqui e outros peculiares às diferentes áreas de atuação. Cabe a cada organização identificar as informações estratégicas que lhe permitirão visualizar, com precisão, a situação atual, os gargalos que impedem o crescimento e a melhoria dos seus serviços, a situação operacional e econômico-financeira, os desafios, as ameaças e as oportunidades. A implantação de um software ERP não é um fim em si mesmo. É o início de uma jornada que apresentará muitos caminhos, alguns recheados de armadilhas, e exigirá mudanças de rota até que se encontre a melhor estrada para o avanço da organização.


Fonte: Artigos Administradores / A implantação de um ERP gera benefícios para as organizações do terceiro setor?

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