Análise dos fatores responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso de um projeto

Análise dos fatores responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso de um projeto

Como fazer para identificar o que leva um projeto a ser considerado um êxito ou um fiasco? Em primeiro lugar é preciso entender quem será responsável por essa análise, pois diferentes percepções sobre sucesso e fracasso, levam a diferentes conclusões (na maioria das vezes)

Analisar os fatores de sucesso ou fracasso de um projeto passa, quase que obrigatoriamente, pelo entendimento da ótica de quem será responsável por essa análise.

Isso porque diferentes pessoas têm diferentes visões, ou percepções, sobre o mesmo assunto. Bem como, devemos levar em consideração a natureza subjetiva do entendimento de sucesso e fracasso.

Porém, independente de quem fará a análise há pontos que podem ser considerados padrões que podem auxiliar o processo de definição se o projeto foi um sucesso ou um fracasso.

Em gestão de projetos podem ser utilizados indicadores que apontem se o que foi previsto e planejado, foi atendido plena ou parcialmente (p.ex.: dentro do orçamento previsto, no prazo planejado, etc.) e assim será possível determinar o sucesso ou insucesso do mesmo.

Fatores responsáveis pelo sucesso de um projeto

Já ciente de que o entendimento de sucesso será, em parte, determinado por quem irá efetuar a análise é preciso identificar quais os fatores colaboram, de forma eficiente, na obtenção do sucesso de um projeto.

Dois pontos merecem atenção e destaque na busca pelo sucesso, em qualquer que sejam as atividades e áreas de atuação: foco e planejamento (ou estratégia).

Foco: tópico essencial seja para empresas ou pessoas, em qualquer área de atuação (profissional ou pessoal). Não será possível vislumbrar qualquer perspectiva de sucesso em uma atividade, se a mesma não for conduzida com o maior foco e atenção possíveis. Isso não significa ter uma visão incondicional em um único ponto, pode-se focar em múltiplas situações, mas não ao mesmo tempo. Para um gestor de projetos isso é primordial.

Planejamento (ou estratégia): nenhuma ação deve ser conduzida sem um mínimo de planejamento prévio, ou uma estratégia que terá como base os objetivos a serem alcançados (produtos ou serviços que serão originados do projeto) e que permitirá definir os rumos a serem tomados para a execução das ações. Vale a ressalva de que o planejamento prévio não é imutável, muito pelo contrário, deve ser adaptável às mudanças que irão surgir no decorrer das atividades (alterações de escopo, de prazo, de valores, etc.). Quanto mais o gerente de projeto estudar e entender o conceito de estratégia, com mais propriedade ele terá conhecimento de suas responsabilidades, seus papeis e seu limite para tomar decisão.

Na busca pelo sucesso de um projeto pode-se destacar a elaboração detalhada do projeto (seu planejamento) e a atuação do gerente de projetos (seu foco), bem como a comunicação, interna e externa, de forma clara e objetiva, detalhamento das definições, adequação do cronograma ao tempo para execução, alinhamento do projeto em relação aos objetivos do cliente e respeito às normas da empresa responsável pela execução.

Abaixo alguns dos fatores, considerados críticos, para o sucesso de um projeto:

 

  • Apoio da alta gerência: no sentido de fornecer os recursos, diretrizes e autoridades (poder) necessários para a execução do projeto;
  • Plano e Cronograma do Projeto: deve conter as especificações, de forma detalhada, dos passos e ações para a execução e implantação do projeto;
  • Envolvimento do cliente: comunicação, de forma periódica clara e objetiva, e participação de todos os envolvidos;
  • Pessoal: recrutamento e capacitação da equipe envolvida no projeto;
  • Recursos tecnológicos: ter à disposição os recursos tecnológicos necessários, e os conhecimentos necessários para sua utilização, e que sejam necessários para a execução do projeto;
  • Acompanhamento (feedback): fornecer, de forma periódica, as informações referentes aos progressos alcançados e adequação do planejamento de acordo com as eventuais alterações no escopo. Importante destacar que a documentação completa é essencial para evitar futuros problemas de entendimento;
  • Comunicação: frequente entre todos os envolvidos, interna e externamente, na execução de cada uma das etapas;
  • Solução de problemas: demonstrar habilidade na solução de problemas e conflitos que podem ocorrer durante a execução do projeto.

 

Esses são alguns, dentre os diversos tópicos, que possuem uma característica de interdependência e estão diretamente correlacionados e de alguma forma, quando respeitados, irão proporcionar uma maior perspectiva de sucesso na conclusão do projeto.

Fatores responsáveis pelo fracasso de um projeto

De certa maneira pode-se entender que o não cumprimento de um, ou mais tópicos, abordados no item anterior podem levar um projeto ao fracasso, ou, pelo menos, contribuir, de forma significativa, para que os resultados alcançados fiquem aquém do esperado.

Contudo vale ressaltar que há questões complementares diretamente ligadas ao insucesso dos projetos, entre elas vale destacar:

  • Ausência ou deficiência de planejamento: um planejamento incompleto ou falho pode causar os mesmos problemas caso não se tenha um;
  • Dimensionamento equivocado: principalmente no que diz respeito à questão de prazos e custos de elaboração do projeto;
  • Falta de apoio da direção: esse ponto pode ser considerado crucial para o insucesso de um projeto. Caso não exista o apoio, da maioria do corpo diretivo da organização, o gerente de projeto não terá condições de executar suas atividades com a efetividade necessária (autoridade, comunicação, gerenciar mudanças, conflitos, custos, etc.);
  • Comunicação: a falta de uma comunicação clara e objetiva com todos os envolvidos (dentro e fora da organização) poderá comprometer severamente a execução do projeto;
  • Capacitação profissional: caso os profissionais destacados, nas diferentes áreas do projeto, não possuírem a capacitação necessária a probabilidade de erros de especificação e execução será muito maior o que resultará no insucesso.

A experiência de alguns profissionais, em particular do gerente de projetos responsável, será de grande valia, na medida em que será possível identificar, antecipadamente, alguns sinais que indiquem falhas na concepção do projeto e que devem ser corrigidos. A insistência em seguir adiante, mesmo com esses indicativos, irá resultar no fracasso do projeto.

Foi possível perceber que o sucesso, ou fracasso, de um projeto não são causados por um, ou dois, fatores isolados, mas sim por vários, que, de forma, concomitante irão redundar no desfecho final, favorável ou desfavorável.

De acordo com Vargas (2002), um projeto pode ser definido como um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequencia lógica de eventos, destinado a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-estabelecidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. De posse dessa definição de projetos, podem-se estabelecer parâmetros que, se atendidos corretamente, terão uma chance maior de garantir um resultado final positivo.

Um dos responsáveis pelo alinhamento de todas as variáveis envolvidas é o gerente de projetos, que deverá atuar como um maestro, regendo (ou conduzindo), os diversos integrantes da orquestra (equipe), no sentido de obter um conjunto harmônico (ações planejadas), que resultem na perfeita execução da peça escolhida (projeto entregue no prazo, dentro do custo estimado e que atenda às especificações originais).

No contexto de gerência de projeto o sucesso, normalmente, está diretamente relacionado ao fato de se alcançar alguma coisa que se desejava e que foi planejada. Ou seja, dentro do orçamento, dentro do prazo e adequado aos objetivos da empresa. O fracasso decorre do contrário, ou seja, os objetivos esperados não foram alcançados.

Determinar o fracasso ou o sucesso depende do estabelecimento de padrões de desempenho que permitem comparar os resultados obtidos com as metas traçadas.


Fonte: Artigos Administradores / Análise dos fatores responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso de um projeto

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