Atividades diárias sob controle

Atividades diárias sob controle

Todo projeto possui algum tipo de entrega. Pode ser uma parte de um sistema, um documento, um protótipo. E, claro, para atingir estas entregas é comum que a equipe envolvida na entrega tenha atividades diárias

Todo projeto possui algum tipo de entrega. Pode ser uma parte de um sistema, um documento, um protótipo. E, claro, para atingir estas entregas é comum que a equipe envolvida na entrega tenha atividades diárias.

Para um gestor de projetos é inviável realizar o “micro gerenciamento”, onde todos os dias você acompanha as atividades de cada membro da sua equipe. Apesar disso você precisa ter um controle do andamento destas atividades e, mais importante, o controle de suas próprias atividades diárias!

Assim como a equipe, um Gerente de Projetos também possui diversas atividades diárias: Contato com fornecedores para resolver algum impedimento para sua equipe, reuniões, responder e-mails, levantar informações sobre algum assunto do projeto, atualizar cronogramas e documentos.

Por mais organizado que um gerente possa ser, nem sempre é fácil se lembrar de todas as atividades, ou conduzir uma atividade que demanda diversas ações. Por exemplo, você está apoiando uma negociação com um fornecedor. Essa negociação envolve diversos e-mails, ligações, reuniões. Você precisa controlar de alguma forma o andamento desta negociação. Como fará isso? Conforme o tempo que esta negociação levar, ao término dela você terá em mãos diversos relatórios, anotações, e-mails. Um ano após esta negociação, será fácil levantar este histórico? Ou ainda pior: Você é um gerente que acabou de entrar na empresa e precisa levantar um histórico de um gerente anterior. Se ele apenas anotou em um caderninho, imagine sua dificuldade.

Pensando nisso, gostaria de compartilhar algumas ferramentas e técnicas que acredito serem muito úteis, tanto pra fins de acompanhamento diário como para eventualmente buscar um histórico quando necessário.

Comecei esse artigo como parte da série GPMPE-MH, porém como se trata apenas de recomendações de ferramentas entendo que não se enquadra tanto na proposta da série.

Todoist

Descobri esta ferramenta recentemente e já é uma das minhas favoritas. Apesar de parecer um simples controle de atividades, vai muito além disso.
Primeiramente funciona praticamente em qualquer dispositivo: Celulares, Computadores, Tablets e até mesmo Smartwatches. Você pode portanto acompanhar suas atividades de qualquer lugar sem dificuldades.

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Ele pode ser facilmente integrado ao Outlook e Gmail. Qual a vantagem disso? Sabe aquele e-mail que você só poderá dar um retorno daqui 3 semanas? Ao invés de criar um marcador, deixar anotado em algum lugar ou usar aquele acompanhamento “pobre” do Outlook, você insere o e-mail no Todolist, programa a data e, no dia, você receberá a notificação para acessar o e-mail e respondê-lo.

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Você pode criar tarefas avulsas, agendar com etiquetas e marcadores, priorizando.

É comum ao longo do dia o Gerente de Projetos se movimentar pela empresa ou diversos locais envolvidos no projeto. Com uma lista de atividades e verificações que você precisa fazer ao longo do dia, utilizando esta ferramenta você pode andar pela empresa, verificar as atividades e encerrá-las ou deixar comentários através do celular. Nada de carregar notebooks, tablets ou cadernos.

Alguns recursos estão disponíveis apenas para assinantes Premium, porém o custo é bem baixo: $28.99 por ano. Novos usuários podem experimentar a versão Premium por 30 dias sem precisar informar cartão de crédito.

Eu utilizo a versão gratuita e atende me bem. O recurso que mais utilizo é o agendamento de atividades vinculadas a um e-mail e atividades de feedback. São aquelas atividades em que já deleguei algum assunto ou aguardo retorno de alguém em determinado dia. Coloco a atividade e no dia certo entro em contato com a pessoa em busca da informação.

E por fim, outro recurso interessante é colaborar com sua equipe na realização das atividades. Os envolvidos nela podem deixar comentários e discutir, ficando tudo armazenado para consulta posterior.

Kanban em Gestão de Projetos

Quando falamos em Gestão de Projetos, a maioria das pessoas (e gestores) já pensa em ferramentas modernas e caras para controlar um projeto. Porém, bastam as ferramentas certas e bem usadas para isso. Podem ser ferramentas gratuitas ou até mesmo sem nenhuma tecnologia avançada. É o caso do Kanban.

O método Kanban – que em japonês significa quadro, placa ou registro – foi criado para controlar o fluxo de processos em indústrias japonesas para dar agilidade a produção. Este método funcionou tão bem que é bastante popular em quem utiliza métodos ágeis, uma vez que permite a equipe quebrar, dividir suas atividades em pequenas atividades.

O Kanban fornece uma forma rápida e fácil de integrar a equipe do seu projeto. Além disso é uma ferramenta focada na entrega de valor: Você dará prioridade aos itens de mais valor para seu cliente.

Recomendo a leitura do meu artigo anterior: “Metas: Como fazer (e atingir) as suas” em que explico como utilizar o Kanban para seus objetivos pessoais. Lá explico bem a forma de utilizar e facilmente você poderá utilizar em seus projetos.

Reuniões Diárias (Scrum)

Um dos conceitos mais populares do Scrum são as reuniões diárias. Reuniões com tempo pré-determinado (15 minutos) onde os participantes ficam em pé e respondem a 3 perguntas básicas:

  • O que eu fiz ontem para atingir meus objetivos
  • O que tenho planejado para hoje para atingir meus objetivos
  • Quais os impedimentos ou problemas estou enfrentando para atingi-los.

Ao término da reunião você, como gerente de projetos, saberá com quem precisará conversar após a reunião para ajudar a resolver algum impedimento. Entenderá o andamento do projeto e saberá onde atuar com mais eficiência. Estas reuniões precisam ser objetivas e acontecerem no mesmo horário e local. Ninguém deve se atrasar e não devem usar a reunião pra sanar os problemas e situações, apenas apontá-los.

Outro grande ganho da reunião é a integração da equipe: Você manterá contato constante com todos os membros incentivando a participação e união das pessoas.

Técnica de Pomodoro

Em um artigo anterior expliquei do que se tratava a técnica de Pomodoro. Recomendo a leitura.

Em resumo: Você define um período de tempo em que ficará focado na atividade. Nada de celular, facebook, ligações. Inclusive você pode se trancar em uma sala e colocar um bilhete informando que está no período de Pomodoro. Ao término do ciclo, você tem um pequeno intervalo para fazer o que quiser. Após 4 ciclos, você tem um intervalo maior.

Benefício? São vários mas o principal é que, por saber que você terá um tempo para questões pessoais (os intervalos) você ficará focado no período de pomodoro para realizar suas tarefas sem se preocupar com as notificações e interferências. Recomendo a leitura do arquivo que está bem explicado!

Trabalhe 4 horas por semana (The 4-Hour Workweek) | Timothy Ferriss | Editora: Planeta

Por fim, recomento a leitura do livro “Trabalhe 4 horas por Semana”. Em resumo o autor fornece exemplos de como retirar ou delegar atividades do seu dia que você não precisa realizar. Já parou para pensar qual a parcela do seu dia é ocupada por atividades que não lhe trazem valor ou retorno nenhum? E quantas delas poderiam ser feitas de maneira automática, ou em horário definido ou ainda por terceiros?

É claro que o livro não fará com que você trabalhe apenas 4 horas, nem sabemos se isso aconteceu com o próprio autor. Porém certamente ele vai expandir sua mente e abrir caminhos para você ser mais feliz com seu trabalho. Você irá priorizar o que é realmente importante pra você e buscar um objetivo único: Fazer com que seu trabalho não dependa de você.

Publicado Originalmente em: http://www.vignado.com.br/?p=439


Fonte: Artigos Administradores / Atividades diárias sob controle

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