Ciclo PDCA

Ciclo PDCA

Uma ferramenta simples focando a melhoria contínua nos processos gerenciais da empresa.

O ciclo PDCA é um método gerencial para a promoção da melhoria contínua e ininterrupta através da consolidação e padronização de práticas gerenciais dentro da organização.
Conhecido também como ciclo de Shewhart, seu idealizador em 1930 ou, como clico de Deming, que através de suas palestras no Japão nos anos 50, tornou o clico amplamente conhecido em todo o mundo.

Para entender melhor sua aplicação e conceito, vamos entender a filosofia da melhoria contínua.

A melhoria contínua também é conhecida como Kaizen, uma palavra de origem Japonesa, onde “Kai” significa mudar e “Zen” significa para melhor. Porém, a tradução que expressa melhor o significado desta filosofia é melhoria contínua.
Sua origem se deu logo após a Segunda Guerra Mundial, na qual o Japão saiu com graves dificuldades econômicas e as leis trabalhistas impostas reforçaram e incentivaram melhores condições de trabalho aos funcionários. Somado aos esforços dos sindicatos para garantir melhores salários e bônus aos colaboradores, o governo iniciou um programa de estudos na área da Administração Clássica, e todas as críticas decorrente da teoria de Fayol. Seu pensamento seguia a linha crítica de aprimoramento constante, o Kaizen, que carregava uma forte influência da filosofia de vida oriental.
A melhoria contínua é resultado de uma série de processos de padronização e uma ferramenta gerencial usada para este fim, é a aplicação do cilco PDCA.

O ciclo PDCA, dividido em 4 fases, é um processo contínuo, no qual são determinados para cada uma das fases metas e objetivos claros. Após o término de um ciclo, é refeito todo o processo, se o objetivo foi alcançado, padroniza-se o processo e a partir daí aumenta o nível de qualidade do processo estudado. Se não é alcançado, todo o processo é refeito com o objetivo de correção e aprimoramento.

São as quatro fases:

Plan – Planejamento: Nesta fase são estabelecidos os objetivos e metas, para que sejam desenvolvidos métodos, procedimentos e padrões para alcança-los.
Estes objetivos/metas podem ter origem em uma reclamação, uma necessidade de algum setor/departamento, de uma demanda específica de algum cliente potencial etc. É importante que os responsáveis estejam preparados para identificar os pontos de melhoria e estabeleçam um planejamento coerente para o atingimento destes.

Do – execução: nesta fase será feita a implementação do planejamento. Os responsáveis pelo planejamento precisam treinar os colaboradores e fornecer os recursos necessários para a sua correta execução. Neste momento é necessário que os responsáveis coletem todos os dados para a fazer a verificação do planejamento.
Check – verificação: É quando se verifica se o planejado foi consistentemente alcançado através da comparação entre as metas desejadas e os resultados obtidos.

Act – agir corretivamente: Fase dividida em duas alternativas. A primeira seria buscar as causas fundamentais a fim de prevenir a repetição dos efeitos indesejados, no caso de terem sido alcançadas as metas planejadas. A segunda, em adotar como padrão o planejado na primeira fase, do planejamento, já que as metas planejadas foram alcançadas.

Girar o ciclo PDCA significa obter previsibilidade nos processos e aumento da competividade organizacional. A Previsibilidade acontece pela obediência aos padrões, pois, quando a melhoria é bem-sucedida, adota-se o método planejado, padronizando-o. Caso contrário, volta-se ao padrão anterior e recomeça-se a girar o PDCA.

Tendo já definido cada fase do ciclo, é importante entender de onde virá suas metas estabelecidas.
Através do gerenciamento da qualidade, realizada no nível estratégico da empresa, que tem como objetivo a sobrevivência e crescimento do negócio buscando a eficácia organizacional, busca-se novas práticas processuais com o objetivo de atingir as metas estabelecidas aplicando em todos os níveis da empresa. Originando-se de um forte conhecimento das necessidades dos clientes, dos segmentos de mercado e das novas tecnologias aplicadas ao negócio.
Constituído as metas por parte da alta administração e difundida em todos os níveis da empresa, é colocado em pratica o gerenciamento da rotina. Método de gestão de responsabilidade dos colaboradores no qual buscam a eficiência organizacional, cumprindo de forma sistemática as normas já estabelecidas.
O gerenciamento da rotina busca o atendimento dos objetivos determinado para cada fase do processo e preconiza a utilização do ciclo PDCA para promover a melhoria contínua.

Ou seja, o gerenciamento da qualidade determina as metas a serem atingidas com base em um conhecimento pleno do mercado em que atua e das necessidades dos seus clientes. Transmitindo essas metas para cada setor da empresa e, através do gerenciamento da rotina gerido pelos colaboradores respeitando as normas da empresa, aplica-se para o atingimento das metas o ciclo PDCA objetivando a melhoria contínua.

Ciclo PDCA na análise de problemas

Uma das aplicações mais usuais do ciclo PDCA é utilizá-lo na análise e na solução de problemas, permitindo a realização do controle da qualidade em toda a empresa.
Problema é um efeito indesejado de um processo, é um resultado com o qual não se está satisfeito. Separando causa e efeito, podemos identificar para um mesmo Problema – efeito – uma série de causas, que uma vez eliminadas ou controladas farão com que o problema seja solucionado ou fique sob controle.
O ciclo PDCA fornece através do desdobramento dos problemas, soluções práticas e simples – de fácil entendimento para todos da organização – caminhos mais rápidos e de melhor custo benefício, esgotando todas as possíveis soluções.
Uma forma de desdobramento do ciclo PDCA e sua aplicação seria:
• Identificação do problema;
• Observação deste;
• Análise;
• Plano de ação;
• Ação;
• Verificação;
• Padronização e,
• Conclusão.
Para que funcione de forma eficiente esta ferramenta, são necessários o uso sistemático e o comprometimento das pessoas com a melhoria do processo no dia a dia, criando um diferencial, agregando valor e almejando o crescimento da organização


Fonte: Artigos Administradores / Ciclo PDCA

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