Compras, você está fazendo isso "serto"?

Compras, você está fazendo isso “serto”?

No ramo farmacêutico, com todas as suas singularidades, fica praticamente impossível comprar de maneira correta, certo? Errado!

O setor de medicamentos é um mundo à parte, isso todos sabemos. Compras diárias, muitos distribuidores vendendo os mesmos produtos, forte similaridade entre marcas, um mix gigantesco para oferecer aos clientes, sazonalidades incompreensíveis e alto giro de estoque para alguns produtos. O processo de compra leva bastante tempo, exige dedicação do responsável, conhecimento dos itens vendidos, pesquisa por condições nos incontáveis sistemas, procura por promoções, sistemas das indústrias complexos e, muitas vezes, inacessíveis. Sim, a vida do comprador farmacêutico não é fácil.

Segundo Ronald Ballou, o pai da logística empresarial, o valor dos itens comprados representam de 40% a 60% do valor das vendas dos produtos finais, por isso que reduções no custo de aquisição, inclusive as pequenas, têm grande impacto no lucro. A compra bem realizada é fator determinante para a perpetuação da empresa no mercado, pois garante uma harmonização entre a compra eficaz e eficiente com a redução de custos. É sabido, por exemplo, que uma redução de 5% nos custos de aquisição são equivalentes a um corte de 15% nos gastos administrativos ou em 20% com mão de obra. Ou seja, o esforço contínuo do responsável de compras pode impactar em grande parte a lucratividade da Farmácia.

Vou usar um exemplo prático: uma Farmácia possui faturamento anual de 600mil reais, com custo de 50% de aquisição, equivalentes a 300mil reais. Nessas condições a Farmácia tem uma lucratividade de 5%, ou 30mil reais. Agora vamos para outro cenário. A Farmácia conseguiu, com certo esforço, economizar 5% nos seus custos de aquisição, assim ela economizou 15mil reais. Para onde você acha que vai esse valor? Para seu precioso lucro! Então, essa Farmácia agora está lucrando 45mil reais. Ok, minha farmácia não consegue diminuir esses custos de aquisição, mas ficou com inveja desse aumento no lucro e quer vender mais para chegar a esse valor. Quanto a farmácia precisará vender, mantendo seu lucro em 5% para chegar ao invejado valor de 45 mil reais? 900mil reais!!!

A diferença principal do comprador atual em comparação ao modelo ultrapassado do “colocador de pedidos” é que, atualmente, o comprador é um elemento experiente. Ele demonstra conhecimentos amplos das características dos produtos, conhece os processos internos das Farmácias, entende de tributação, tem ciência das qualidades e defeitos de seus fornecedores e concorrentes. Ele deve estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores e possuir os padrões de ética necessários para o segmento.

Agora que o assunto ficou interessante fica a pergunta: Como fazer? Simplificando, temos que focar em três passos que envolvem uma grande luta da Farmácia. – Escolha correta dos fornecedores; – Negociação de preços, prazos e qualidade; – Administração de materiais e estoque. Hoje, a função de compras ganha mais visibilidade dentro da organização, fazendo parte do processo de logística das Farmácias, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos. O Supply Chain Management, ou gerenciamento da cadeia de suprimentos considera todo o processo de materiais e não somente o processo de compra em si. Envolve desde a produção nos laboratórios e indústrias até a chegada do produto acabado ao consumidor final.

O primeiro passo é determinar critérios de seleção de fornecedores, com levantamento de potenciais distribuidores e selecioná-los conforme parâmetros pré-estabelecidos. Alguns critérios podem ser utilizados, como Qualidade, Custo, Índice de Entregas, Flexibilidade, Análise Financeira, Competências Técnicas. Exigê-se uma analise periódica desses critérios e qualquer erro nas execuções de serviços devem gerar um relatório de não conformidade, que servirá tanto para feedback dos fornecedores, quanto para elaboração de um ranking dos mesmos.

Num segundo momento, é de vital importância para a Farmácia comprar seus itens pela melhor condição ofertada. Sabemos que existem muitos e muitos distribuidores, a maioria com seus portais de pedido eletrônico. Então o responsável pelas compras verifica a demanda necessária e lista item por item em cada um desses sites. Muitos outros distribuidores ainda recorrem ao 0800 e muitos outros ao antigo método de venda porta a porta. Todos nós sabemos que a maioria das Farmácias faz essa listagem e envia todo o pedido principal por uma única distribuidora. Sei que em algumas Farmácias menores isso acontece para que sejam atingidos os pedidos mínimos, mas também vimos que uma boa parte das Farmácias têm essa prática por falta de tempo ou de conhecimento. Já existe no mercado algumas opções de softwares que automatizam esse processo de comparativo de preços. A Farmácia lança sua demanda de pedidos do dia no sistema e ele sozinho indica a melhor compra. Essa metologia de compras vem alcançando resultados extremamente gratificantes para as farmácias, diminuindo o tempo de compra e aumentando a confiabilidade da correta escolha de condições.

O último passo é conhecer e administrar de forma plena seu estoque e o ponto de pedido correto em suas Farmácias. O estoque é uma área chave dentro das organizações e, para alcançar níveis operacionais de excelência nessa área, é preciso criar um ambiente organizacional capaz de propiciar a integração efetiva das diversas áreas e setores de uma Farmácia. A funcionalidade básica dos estoques centra-se na aquisição e na armazenagem de materiais na tentativa de garantir, em um futuro próximo, a disponibilidade necessária de produtos finais para o atendimento às demandas do mercado. É fundamental que os estoques estejam corretamente classificados, usando por exemplo a Curva ABC, e com a quantidade física correta em relação ao software de gestão, utilizando contagens de inventário rotativos e outras contagens periódicas. Uma Farmácia deve inventariar todo seu estoque pelo menos duas vezes ao ano, preferencialmente utilizando o modelo rotativo, o qual demanda menos tempo dos funcionários e mais assertividade.

Nessa etapa também verifica-se a necessidade das Farmácias de conhecerem seu Estoque Mínimo ideal, além do seu Estoque Máximo e o Ponto de Pedido, o qual refere-se ao momento do estoque onde deve haver um novo pedido aos fornecedores para suprir o consumo futuro. Também é de vital importância o levantamento da previsão de demanda dos itens em estoque, fugindo da metodologia do consumo por período, na qual a farmácia compra exclusivamente itens que foram vendidos no dia anterior. Conhecendo essas metodologias de previsão de demanda, a Farmácia buscará um estoque que atenda às necessidades de seus clientes, mas que também não onere seu fluxo de caixa por deixar dinheiro parado nas prateleiras. O ideal é que esse processo possa ser automatizado pelo seu software de gestão, gerando uma informação confiável para o dia a dia do comprador.

Assim, todo e qualquer gestor de Farmácia deve ter em mente que, por meio de um planejamento bem estruturado, é possível construir um modelo de aquisição sustentável e eficiente na utilização dos recursos das Farmácias, contribuindo para a maturidade e longevidade dos negócios. Lembre-se: o setor de compras é parte fundamental numa Farmácia. Busque um software que automatize seus processos nessa área e seus resultados serão garantidos.

Até a próxima!


Fonte: Artigos Administradores / Compras, você está fazendo isso “serto”?

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