Dupla de sucesso: comunicação e negociação no gerenciamento de projetos

Dupla de sucesso: comunicação e negociação no gerenciamento de projetos

Comunicar bem é uma arte. Existem pessoas que tem o conhecimento extraordinário de certa matéria, porém têm dificuldade em transmitir/propagar. O bom comunicador é aquele que expressa bem, independente do público todos compreendem a mensagem repassada.

Segundo o dicionário Priberam, comunicar é “pôr em comunicação, participar, saber, pegar, transmitir, estar em comunicação, corresponder-se, propagar-se, transmitir”.

Ao falar em comunicação a primeira pergunta a ser feita é: será que sou claro, me faço entender? Sei repassar minhas idéias e colocações de forma objetiva?

Comunicar bem é uma arte. Existem pessoas que tem o conhecimento extraordinário de certa matéria, porém têm dificuldade em transmitir/propagar. O bom comunicador é aquele que expressa bem, independente do público todos compreendem a mensagem repassada.

O grande humorista chacrinha dizia: “Quem não se comunica se trumbica”, esse bordão é uma realidade. Um líder/gerente de equipe/projetos que não comunica com seu pessoal sua colheita não será próspera.

O Project Management Institute (PMI) traz a baila que 90% do trabalho de um líder/gerente de projetos está vinculada atividades referentes à comunicação, pois ela é base que leva o projeto ao sucesso.

 No “Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2005”, realizado pelo PMI-Rio, uma das conclusões de estudo apresentada foi que a “comunicação” é o segundo fator menos considerado pelas empresas durante a fase de planejamento dos projetos (o primeiro é “riscos”), sendo considerado apenas por 37% das 80 empresas brasileiras pesquisadas.[…]Em pesquisa, realizada durante o período de um ano em diversas empresas americanas de grande porte, publicada na  revista PM Network, junho de 2005, a PCI Global (empresa de consultoria e treinamento em gerência de projetos),  constatou que muitos membros de equipes (e até mesmo alguns gerentes) não tinham a menor idéia do que estava acontecendo em seus próprios projetos.

Mais da metade (64%) dos entrevistados não sabia dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do orçamento planejado e 44% não souberam informar se os projetos terminariam ou não dentro do prazo.  A principal causa? Problemas de comunicação. Outro estudo com gerentes de TI, conduzido pela fabricante de hardware e integradora francesa BULL, publicada na  revista PM Network, setembro de 2005,   apontou a “má comunicação entre as partes interessadas” como principal causa em 57% dos casos de falhas em projetos.(apud GALVÂO, 2006).

O maior problema é que os líderes/gerentes sempre acham que se comunicam e negociam bem. Não consideram a real importância de todos os elementos da comunicação: emissor, mensagem e receptor. É necessário seguir os elementos da comunicação, pois sempre existirão atributos que não são comuns a todas as partes. Ao se propor emitir uma mensagem, o proponente tem que estabelecer o nível de conhecimento e o objetivo a ser alcançado.

Nossas vidas são repletas de comunicações e negociações. Negociamos o restaurante ou o local que freqüentaremos com nossos maridos/esposas, negociamos com nossos filhos o horário brincar; navegar na internet, negociamos com nossos clientes os prazos de entrega, enfim variadas situações giram em torno da negociação e na liderança de equipes e gerenciamento de projetos não é diferente.

Ao entabular o desenvolvimento de um projeto inicia-se o processo de negociação. Negociamos a quantidade de capital humano que será necessário, os recursos que serão utilizados, os prazos de entrega de cada milestones, as responsabilidades dos stakeholders, o custo de cada etapa… E estabelecemos o plano de comunicação que deve ser monitorado e seguido a risca.

O líder de equipe e gerente de projetos deve ser a pessoa mais comunicativa e habilidosa em negociar, podendo dedicar tempo excessivo nisto a fim de alinhar a comunicação através das informações, necessidades e expectativas do cliente e patrocinador do projeto, estabelecendo ligação direta com todas as partes interessadas. O desafio é fazer com que todos os envolvidos entendam a primazia que é a comunicação e como ela impacta diretamente nos resultados como um todo.

A princípio não damos muita importância neste tema. As pessoas não falam muito neste processo de comunicação e negociação por achar que estes são os requisitos mínimos que as pessoas devem possuir. Ora se o assunto não for abordado, como formaremos líderes e gerentes com estas habilidades? Como pessoas com dificuldades poderão superar e chegar pelo menos ao nível aceitável?

Temos que procurar melhorar cada vez mais nossos planejamentos e aguçar nossas habilidades, pois planejamento bem elaborado/executado, líder/gerente comunicativo/negociador e equipe comprometida garante o sucesso de qualquer projeto.


Fonte: Artigos Administradores / Dupla de sucesso: comunicação e negociação no gerenciamento de projetos

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