Fichas, relatórios e planilhas: para que mesmo?

Fichas, relatórios e planilhas: para que mesmo?

Se o líder dele nunca explicou a funcionalidade dos documentos e itens, estes podem ser classificados como excesso de burocracia, sem objetivos claros

Quem assistiu ao quadro “Chefe Secreto”, no último domingo, no Fantástico, pôde observar um ato que à primeira vista parece banal e cotidiano, mas quando realizado por um único funcionário já pode impactar nos resultados, processos e nos negócios como um todo: o preenchimento de um relatório sem se atentar para todos os itens solicitados, até os que parecem mínimos e corriqueiros como o horário. Imagine, então, se mais de um empregado resolve preencher com qualquer informação que vier à cabeça…
 
Para quem não viu, o quadro mostrou um dos sócios de uma empresa de logística disfarçado de colaborador recém contratado, com o objetivo de descobrir, de verdade, o que acontece no dia a dia da companhia que comanda. Com a desculpa de passar por um treinamento nas várias unidades da instituição, o executivo descobriu que um sistema informatizado para cadastro do passo a passo dos carregamentos ainda não foi entregue e que as fichas que continuam a serem preenchidas à mão nem sempre recebem informações precisas.
 
Ao preencher o horário de início e fim do carregamento, o funcionário estava sem relógio e seu celular estava sem bateria, então inventou os horários de começo e encerramento do trabalho. Mal sabe ele que a diretoria implementa ações para que o tempo seja reduzido cada vez mais com base nos indicadores coletados a partir destes relatórios.
 
E de quem é a culpa por esta falta de cuidado? É claro que em partes é do próprio colaborador que não se preocupou em inserir dados precisos e corretos. Entretanto, se o líder dele nunca explicou a funcionalidade  dos documentos e itens, estes podem ser classificados como excesso de burocracia, sem objetivos claros.
 
Todavia, se a própria diretoria não cascateou suas intenções com as fichas e relatórios aos líderes, estes, sem entender o porquê de tantas informações, podem não ter compreendido a finalidade e, por isso, não explicaram às suas equipes.
 
Logo, o que se pode perceber é que estudos e análises de indicadores refletem um cenário verídico, quando as intenções são apresentadas inicialmente e o objetivo que se busca com eles faz sentido a todos — da área operacional à alta gerência — e se observa um empenho genuino para a melhoria da qualidade e diminuição do tempo de execução. Além, é claro, de preparar a liderança e treinar os técnicos para que a entrega seja bem executada e completa.
 
Enfim, é preciso que administradores reflitam sobre a utilidade de cada ficha, documento, planilha e relatório solicitado. Com o objetivo claro em mãos, é necessário que se explique sua usabilidade, que sejam cascateadas as metas e divulgadas periodicamente o alcance ou não delas e quais indicadores são utilizados para o seu cálculo.
 
Da próxima vez que solicitar o próximo relatório, não se esqueça, explique o porquê, detalhe a importância de cada item do documento e providencie um ou mais treinamentos. Boa sorte!


Fonte: Artigos Administradores / Fichas, relatórios e planilhas: para que mesmo?

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