Governança em céu de brigadeiro ou com nebulosidade: a experiência com self service BI

Governança em céu de brigadeiro ou com nebulosidade: a experiência com self service BI

Este artigo visa destacar a necessidade de se construir um sistema de monitoramento de indicadores para acompanhar a execução do planejamento estratégico e definir quais rumos devem ser ajustados. Apresenta oportunidades de aprimorar a qualidade da governança e de tomada de decisões com base em informações gerenciais e indicadores de desempenho por meio da aplicação de tecnologia de Business Inteligence – BI com uso do modelo self service

Qualquer administrador gostaria de possuir uma cartilha ou receita que respondesse quais estratégias utilizar para maximizar a execução de seu Planejamento Estratégico. Mas a administração é uma arte que precisa ser calibrada de acordo com as características de sua organização, do grupo de colaboradores e do nicho e contexto em que está inserido a organização, logo a resposta à questão envolve conhecer e utilizar os recursos disponíveis com sinergia e alinhamento e cada empresa ou gestor desenvolve uma solução diferente caso a caso.

A execução de um planejamento começa com a priorização e alocação de recursos humanos e financeiros para cada projeto e atividade previamente selecionados em um ambiente de debate com a presença das lideranças estratégicas, táticas e operacionais. Antes disso, com base nos gaps apontados num bom diagnóstico, é fundamental definir metas parciais e totais associadas a indicadores quantitativos que permitam monitorar o avanço dos resultados com horizonte de tempo determinado para cada desafio.

Governaça

O conceito de governança expressa como é realizada a gestão e o controle da organização como um todo, ou seja, com base em que parâmetros os tomadores de decisão escolhem a melhor cesta de alocação de recursos ou o que deve ser priorizado? Vamos ilustrar melhor o nosso exemplo com uma viagem de avião que pode ocorrer em um dia de céu de brigadeiro ou com muita nebulosidade. Em uma situação ou outra poderá haver ocorrência de turbulência e caberá ao piloto mudar de rumo ou altitude com base nas informações do seu painel de bordo ou auxiliado pelo controle de tráfego aéreo.

Um dia com muita nebulosidade implica turbulências num raio de até 8 km na área de influência de nuvens do tipo cumulonimbus que são captadas pelos radares das aeronaves modernas. O que é mais intrigante é que num dia de céu claro poderá haver o fenômeno de turbulência de céu claro em grandes altitudes conhecidas como CAT causadas basicamente por cortante de ventos. Esse fenômeno não é captado por nenhum instrumento de detecção e somente o piloto que realizou um adequado briefing meteorológico poderia estar atento à existência de correntes de jato em sua rota de voo. Assim, o piloto estará mais bem preparado para enfrentar o perigo invisível!

Sistema de Indicadores de Desempenho

Assim como no nosso exemplo, a governança das organizações carece de um sistema de indicadores de desempenho em todas as dimensões de gestão que possibilite a verificação do desempenho passado, atual e a tendência do futuro. Existem lacunas da gestão que serão identificadas por indicadores de resultado e outras exigirão observar indicadores de tendência.

Não há formula mágica, mas sem um sistema adequado de indicadores, certamente a governança seguirá caminhos aleatórios sem segurança para definir os rumos do futuro. Um sistema de monitoramento de informações requer uma ferramenta de Business Inteligence – BI integrada ao software de gestão negocial de modo a disponibilizar tempestivamente as informações para aferir os resultados alcançados dos indicadores de gestão. A partir dessa análise será possível decidir sobre a correção dos rumos de uma estratégia ou na melhor das hipóteses comprovar a eficácia e/ou eficiência da estratégia adotada. É uma metodologia que está relacionada ao conceito de gerenciamento voltado para resultados (results oriented management – ROM). Esse conceito tem sido adotado nas administrações públicas de diversos países, especialmente nos de cultura anglo-saxônica (EUA, Austrália, Reino Unido).

Self service BI

O sucesso para implantar um sistema de monitoramento de resultados depende do envolvimento de toda a organização. Não pode haver exceções, relaxamentos ou setores dispensados ou descompromissados com a tarefa. Por outro lado, deve haver facilidade, atratividade, automatização e entendimento do propósito de cada informação disponibilizada. Isso é facilitado com a implantação de software de BI num modelo atualmente denominado self service BI. Nesse modelo, os usuários conseguem construir painéis com visão de negócios a partir dos dados disponíveis e sem a constante ajuda do departamento de Tecnologia da Informação – TI, reduzindo drasticamente o tempo para responder uma pergunta que levaria no mínimo uma semana após um tradicional relatório ser concluído.

Self-service BI é a democratização dos dados. Ele permite que executivos, gestores ou colaboradores acessem visões a partir dos dados disponíveis sem a assistência direta de TI ou equipe especializada de analistas. O principal benefício do self-service BI é que ele permite que as pequenas empresas ou departamentos individuais aumentem a eficiência sem sobrecarregar suas equipes de TI ou de desenvolvimento.

Recentemente tive a oportunidade de coordenar a implantação da ferramenta Tableau[1], que atende ao conceito de self service BI, numa Entidade Fechada de Previdência Complementar com 25 empregados e já colhemos resultados com pouco mais de dois meses de implantação. Conseguimos mobilizar toda organização e já produzimos painéis com informações de cadastro de participantes, despesas de funcionamento e sobre investimento. A velocidade da implantação dependerá de vários fatores, dentre eles: qualidade dos bancos de dados, tamanho da organização, expertise dos empregados sobre o negócio, conhecimento sobre indicadores e qualidade da equipe de TI que precisará trabalhar na modelagem inicial dos dados.

Importante ressaltar que após a implantação do software tableau tenho observado os usuários de negócios serem capazes de acessar diretamente os dados e tomar decisões rápidas e eficazes, e, com mais prática, serão capazes de construir relatórios dinâmicos adaptado às suas necessidades, minimizando desperdício de tempo e facilitando a cultura de governança por indicadores.

O grande diferencial do tableau é o Reader, aplicativo gratuito para computador que você pode usar para abrir, exibir e interagir com as visualizações que já foram criadas no Tableau Desktop. Um colega de um departamento cria uma visualização usando o Tableau Desktop. Quando a visualização estiver pronta, ele a salva como uma pasta de trabalho em pacote do Tableau, um arquivo com extensão “twbx”. Em seguida, ele poderá compartilhar esse arquivo com outro colega do mesmo departamento ou de outro departamento, que pode abri-lo com o Tableau Reader para exibir a visualização. Essa ação cria uma verdadeira sinergia para implantar cultura e um sistema de monitoramento de resultados, minimizando resistências e barreiras.

Os usuários desenvolvem expertise e criam experiências com as diversas visões que podem ser construídas a partir do seu próprio computador. São alçados a outro estágio de interpretação e compreensão dos dados com a possibilidade e facilidade de explorar as informações do negócio com o conceito de self service BI. Outra vertente é a desoneração do pessoal de TI, embora haja necessidade de pessoal especializado de TI e desenvolvimento na configuração e modelagem das fontes de dados.

A governança por indicadores poderá causar desconfortos no início, mesmo com o uso do self service BI, pois há uma preocupação dos colaboradores sobre as consequências de indicadores com resultados abaixo das metas estabelecidas ou quando indicadores expõem erros operacionais. Nesse caso compete a liderança sinalizar e esclarecer os propósitos principais de um sistema de mensuração de identificar as oportunidades de melhorias e concentrar esforços na solução de problemas prioritários.

Durante a implantação de um sistema de mensuração de resultados, cujo prazo dependerá do tamanho e área de atuação da organização, grau de entendimento e comprometimento dos colaboradores, não deve se centrar na expectativa de êxito ou fracasso e da qualidade dos resultados, mas sim na implantação de cultura que assegure mapear as turbulências em céu de brigadeiro ou com nebulosidade e posso garantir que o uso de um software de BI com possibilidade de self service tornará mais célere e qualificado os resultados do seu painel de bordo de governança.

[1] O Tableau é um software de BI bem avaliado pela consultoria Gartner na publicação do último quadrante mágico. Oferece uma solução robusta de análises rápidas, criação de cenários e construção de painéis de modo simples, arrastando e clicando dimensões de uma base de dados de um software de gestão ou mesmo de um excell.


Fonte: Artigos Administradores / Governança em céu de brigadeiro ou com nebulosidade: a experiência com self service BI

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