O uso de banco de dados como ferramenta de gestão

O uso de banco de dados como ferramenta de gestão

Para que serve e como estruturar um banco de dados para utiliza-lo como ferramenta de gestão. Um banco de dados organizado e bem estruturado, e capaz de produzir efeitos positivos em todas as áreas de uma empresa

Atualmente A tecnologia tem se apresentado de forma que nos permite utiliza-la como ferramentas para o desenvolvimento de ações de qualidade e melhorias na gestão de qualquer serviço.

Oque é: Um banco de dados é uma coleção de dados ou registros relacionados. Esses registros ou dados são fatos que podem ser gravados e que possuem um significado implícito representando aspectos do mundo real. Um banco de dados é projetado, construído e povoado por dados atendendo a uma proposta específica, ou seja, segundo a necessidade do usuário ou de um grupo.

Um sistema de gestão é uma coleção organizada de dados que se relacionam de forma a criar algum sentido (Informação) e dar mais eficiência durante uma pesquisa ou estudo. Produz informação capaz de analisarmos todo o processo de um serviço prestado, uma adequada alimentação com informações verossímeis, podem produzir relatórios que são capazes de mostrar falhas onde não se espera e muitas vezes não se dá a atenção devida.

Importância: Qualquer empresa que pretenda garantir um controle efetivo sobre todo o seu negócio, tem obrigatoriamente de recorrer a sistemas de gestão de bases de dados. Existem muitos tipos de ferramentas, completas e com funcionalidades acrescidas que elevam para outros níveis, a capacidade operacional de gerar informação de valor para a organização.

Os resultados fornecidos por relatórios de Banco de Dados geram informações que analisadas de forma isolada pode fornecer as chaves para se resolver problemas persistentes.

A área da saúde tem se beneficiado do uso destas ferramentas para analisar de forma qualitativa e quantitativa os serviços prestados, com a análise periódica dos indicadores, sendo possível levantar e analisar as falhas em cada processo desde o internamento do

paciente em cada unidade do hospital, PA, Centro Cirurgico, UTI, enfermaria e ou quarto, até a alta.

Um Banco de Dados eficiente precisa tecnicamente ser:

1-      Significativo: o indicador deve ter relevância para a empresa, não adianta medir algo que não é útil, meça o que causa impacto o que faz a diferença.Além de significativo, ter um processo bem definido de coleta e inclusão de dados, sem os dados corretos e sem uma alimentação periódica e sistemática, não é possível usa-lo como uma ferramenta de medição de quantidade e nem qualidade.

2-      Ser Claro e objetivo: evite ambiguidades, deixe claro o que deve ser medido e como isso será medido. Em muitos casos é bom informar a fonte e a fórmula ou o procedimento para coletar os dados da maneira correta. Lembrando que Especialistas em TI são especialistas em TI, você é o mestre na sua empresa, e é a pessoa que sabe o que quer.Além de claro e objetivo precisa levar há algum lugar, as informações devem ser relevantes, e suficientes para se chegar a um consenso que provoque alguma mudança.

3-      Defina Metas: Não adianta coletar por coletar, é necessário ter metas, e principalmente é importante que as análise sejam feitas baseadas nas metas e nos indicadores do período.Deve além de definidas, elas precisam ser metas mensuradas e reanalisadas periodicamente. Elas servem para dizer onde você está e onde quer chegar.

4-      Crie Gráficos: Os gráficos devem ser gerados, sem limites de tempo, podendo ser diário, semanal, mensal, e analisados de forma sistemática e pré- definida.Além de gerar gráficos é preciso ter pessoas capacitadas para analisar e transformar as informações em ações planejadas.

“É preciso diminuir a distância entre o que se diz e o que se faz, até que num dado momento, a tua fala seja a tua prática.” (Paulo Freire)

Estratégias: Em todas as organizações os dados são gerados por um Banco de Dados, esses dados precisam ser transformados em informações que podem resultar em remodelagem de processos, melhoria na qualidade dos serviços, redução de custos, aumento significativo na receita e pode ainda mostrar horizontes ainda não explorados.

Porém nenhum Banco de Dados e suficientemente eficiente se você não tiver uma gestão baseada em pessoas, afinal, o sistema precisa ser alimentado por alguém que seja qualificada e comprometida. Para isso é preciso uma equipe que tenha consciência e comprometimento com a tarefa, uma alimentação incorreta, pode impactar em uma informação falsa, o que resulta em ações erradas.

Conclusão: Não se analisa qualitativamente, ou quantitativamente algo que não se é medido, se a busca é por melhorias, o levantamento de dados a transformação destes em informação e a sua análise, são fundamentais para entender o que acontece dentro do seu serviço, um Banco de Dados inteligente, proporciona além de conhecimento, uma história de crescimento e desenvolvimento, possibilita ações preventivas, correções de falhas, identificação de processos incoerentes e fornecer um serviço de excelência, baseados em melhorias continuas.

Analise sempre, gaste tempo transformando seus dados em informações, mantenha a sua equipe sempre atualizada da situação atual, mostre o que não vai bem e mostre o que melhorou, nunca esquecendo que um Banco de Dados, por mais inteligente que ele seja, ele ainda precisa de uma equipe motivada e comprometida para alimenta-lo.

AÇÕES DISCIPLINADAS TRANSFORMAM GRUPOS EM EQUIPES IMBATÍVEIS”


Fonte: Artigos Administradores / O uso de banco de dados como ferramenta de gestão

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