Orçamento Base Zero (OBZ), ferramenta de planejamento eficaz na gestão de despesas

Orçamento Base Zero (OBZ), ferramenta de planejamento eficaz na gestão de despesas

Esse trabalho demonstrará como a metodologia de planejamento denominada de Orçamento base zero pode otimizar e mitigar custos fixos e variáveis dentro da gestão por competência, enfatizando os pontos conceituais de maior importância no Budget.

Sempre que pensamos no futuro, envolvemos a qualidade da incerteza sobre todo e qualquer assunto. Planejar e vislumbrar o futuro faz parte de qualquer ente na sociedade. Para empresas a tarefa é mais árdua, pois além de pensar na sua gestão interna em termos de custos e competências estratégicas, ela precisa considerar todos os entes da economia para estimar seu crescimento.

Esse estudo perpassará sobre o planejamento voltado para resultados e suas modalidades, em principal discorrer sobre o OBZ (Orçamento Base-Zero), metodologia que é utilizada, essencialmente, para estimar o futuro sem olhar para o passado. 

A metodologia é utilizada para atingimento de metas departamentais, é usada de forma com que o gestor de centros de custos detalhe e justifique todos os recursos financeiros que precisará para conseguir as metas táticas e estratégicas da organização.

O trabalho consiste em discorrer como é aplicada essa metodologia, como ele traz resultados de curto prazo, e como comumente são realizados equívocos a respeito da mesma.

O que é orçamento base zero?

Segundo Sanvicente (2000), o orçamento se limita ao recursos da organização pela análise ambiental externa, baseada em princípios de controle e desempenho desejados acionista.

Segundo Phyrr (1981), antes de iniciar o ciclo orçamentário com a utilização do Orçamento base zero (OBZ) é necessário estabelecer objetivos de modo que isso seja transparente para o nível tático da organização, onde são identificados e analisado com serão realizadas as operações.

Orçamento base zero (OBZ) é uma metodologia de previsão de budget, que projeta receitas, custos e despesas sem considerar o que houve nos exercícios anteriores. Foi desenvolvida em estado americano, pela Texas Instruments Inc. nos anos 60.

Dentro das suas principais características, podemos citar: análise orçamentária de receitas, revisão de todas as despesas da organização, bem como o nível de custo fixo já existente, sabendo que são considerados fixos todo e qualquer gasto que não varie em relação ao volume vendido ou fabricado.

A cada vez que inicia um novo processo orçamentário, é necessário que os gestores das contas justifiquem e comprovem como serão utilizados os recursos para o próximo período. A ferramenta ajuda a cúpula de a organização controlar a melhor aplicação do capital, não deixando assim folga no orçamento, submetendo o gerente de conta melhor avaliar suas solicitações para o próximo período.

Nesse sentido o gestor departamental tem maior trabalho de projetar seus recursos, pois veta a utilização de históricos em sua formulação.

Outra importante dimensão é o planejamento de vendas, que comumente não está atrelado a o planejamento estratégico da empresa e que leva conclusões equivocadas de gastos, o Orçamento Base Zero (OBZ) “amarra” todos os departamentos, de modo que todos com objetivo de resultados departamentais cheguem até os objetivos gerais da organização.

Os benefícios de utilizar a metodologia de Orçamento Base Zero (OBZ) são muitas, tais como: Monitoramento mensal e anual de gastos; Avaliação dos fornecedores com suas programações; Identificação da real necessidade de recursos; Avaliação de eminentes ameaças ao negócios, no que tange  a produtos substitutos e restrições de mercadorias; Mudanças no mercado inerentes ao comportamento da demanda; Melhor avaliação do mix de produtos; Gestão por competência da força de vendas; Necessidade de headcount; e Real capacidade de fabricação dentre outras.

Orçamento de baixo para cima

O processo de orçamento consiste em todo o planejamento de vendas, custos, fluxos de caixa e investimentos.

No primeiro momento a definição de comercial de vendas e de fundamental importância para todo o resto do planejamento, é aqui que há bastante discussão sobre mix de produtos e expectativa de crescimento de categorias. Projetar vendas é intrínseco ao nível tático comercial.

As definições devem ser de baixo para cima, por dois motivos: Os gestores comerciais tem maior know-how com os indicadores e o parecer dos valores aprovados para o próximo período deve gerar compromisso e motivação para que na prática as decisões ocorram e sejam perseguidas com o devido empenho da área comercial.

O nível estratégico deve acompanhar e garantir que as metas não estão subavaliadas, para isso o departamento de controladoria fomentará de informações que demonstrem se o nível de crescimento está ou não factível.

As decisões e solicitação de gastos para os próximos períodos ficam a mercê dos gestores departamentais, novamente com o olhar da controladoria para com os números.

Nesse sentido, é necessária a maturidade profissional para o sucesso do orçamento, que decorre de metas compatíveis com o desejo do acionista e que gere a convicção e certeza de alcance com competência por parte do corpo tático.

Orçamento matricial

Comumente o Orçamento base Zero (OBZ) também é utilizado com o orçamento matricial, onde o gestor além de prospectar os valores do seu centro de custo (despesas do departamento) ficará responsável por uma conta contábil que é gerenciada com algum contrato especifico.

Um exemplo de conta contábil matricial é normalmente a de energia elétrica em algumas indústrias. O valor de energia é dado de forma absoluta mensalmente para toda a empresa, e através de rateio são direcionadas aos departamentos. O papel do gestor orçamentário matricial dessa conta é o de levantar os crescimentos de taxas de consumo para o próximo exercício, avaliar e correlacionar o consumo de energia elétrica com a previsão de crescimento de volumes vendidos e fabricados, além de entender com o gestor de cada departamento, seja administrativo ou operações, como serão as despesas dessa conta, estabelecendo metas de redução.

O principal objetivo do orçamento matricial é eleger responsável pela gestão  contrato que terá diversos fins (despesas de um contrato em vários centros de custos) além de auxiliar o efetivo responsável (gestor do departamento) da despesas com informações e metas compartilhadas por toda a empresa.

Em resumo, o orçamento matricial torna o gestor da conta um “controller” da mesma, onde será responsável pela cobrança da correta execução do orçamento em todos os departamentos que são sensibilizados por essa despesa.

Controle e orçamento

Segundo Gitman (1997), as demonstrações de projeção orçamentária são de fundamental importância para de forma antecipada entender e compreender o nível de lucratividade de desempenho de toda a organização.

É possível vislumbrar as aplicações dos recursos, bem como origens reportando valores e comportamento de endividamento, liquidez e rentabilidade.

Com a adoção da metodologia Orçamento Base Zero (OBZ), toda e qualquer organização pode não chegar ao resultado previsto, levando a distorções dos valores reais e orçados.

Para que se aproxime tais valores é necessário saber as razões de possíveis variações para que essas informações sirvam de instrumento de controle por parte dos gestores e que possam atuar na raiz, pensando em premissas, tais como: Variação cambial onerando a compra de matéria-prima e venda de mercadorias; Aquisições de mercadores em desacordo com o padrão; e Distorções do volume de venda em relação a previsão.

Nessa visão, mesmo com a utilização do Orçamento Base Zero (OBZ), o orçamento muitas vezes necessita ser revisto ao longo do período (Forecast), adaptando-se assim as novas variáveis do mercado e operações pontuais ocorridas sem prévio planejamento.

Aqui não se trata de revisão continuamente do número projetados inicialmente, mas o levantamento dos fatores pontuais que comprometem de forma relevante os resultados previstos.

Conclusão

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma metodologia que promove a motivação interna em prol de melhor coerência em termos de resultado e rentabilidade com as expectativas do acionista. Quando utilizada com orçamento matricial gera sinergia entre as áreas, valorizando a competência entre os departamentos. É um meio de não deixar folgas orçamentárias e exigir um maior comprometimento do gestor para com o resultado.

Referências                       

Sobanski, Jaert J. “Prática de Orçamento Empresarial – Um exercício programado” São Paulo – Editora Atlas, 1994.

Phyrr, Peter A “Orçamento Base Zero” – Um instrumento administrativo prático para avaliação das despesas, São Paulo – Editora Interciência, 1981

Sanvicente, Antônio Zoratto & Santos, Celso da Costa “Orçamento na Administração de Empresas” São Paulo – Editora Atlas, 2000.


Fonte: Artigos Administradores / Orçamento Base Zero (OBZ), ferramenta de planejamento eficaz na gestão de despesas

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