Redação empresarial: relevância e aplicabilidade do memorando e do ofício

Redação empresarial: relevância e aplicabilidade do memorando e do ofício

As possibilidades oriundas dos gêneros textuais permitem uma diversidade imensa de variações de comunicação. Os dois tipos de documentos empresariais aqui estudados (Memorando e Ofício) possuem diversos pontos em comum, principalmente em se tratando da formalidade da escrita; entretanto, suas finalidades são absolutamente diferentes e obedecem às necessidades dos indivíduos envolvidos em seu tipo de comunicação. O profissional de Administração é, sobretudo, um comunicador e, se não souber comunicar o pretendido de maneira adequada, não atingirá os objetivos desejados

Introdução

Almeida (1999) coloca que todos nós, de um modo ou de outro, direta ou indiretamente, participamos do mundo empresarial. E este mundo se comunica pelas cartas comerciais, que são o instrumento preliminar e essencial para estabelecer, manter e ampliar as relações de negócios.

 

É preciso ter em mente, inclusive, que uma carta comercial é o primeiro indício da qualidade de uma empresa, da sua organização e, inclusive, da pessoa que a assina. Para isto, existe um padrão a ser seguido, tanto para cartas comerciais como para a redação oficial.

 

A criatividade deve ser abundante, sem se apegar a modelos de arquivos. Cada pessoa física ou jurídica é um público; portanto, para cada um, há uma maneira de redigir, ainda que o assunto seja o mesmo (CESCA, 2006, pg. 107).

 

Cruz (2008) cita que o modo de escrita formal é importante como elemento de comunicação, visto que pessoas de regiões diversas podem comunicar-se com facilidade, mesmo que utilizem diferentes variações diatópicas.

 

Existem muitos fatores a serem observados no decorrer da elaboração de uma carta comercial ou qualquer outro tipo de documento a ser utilizado nas organizações. Um princípio de extrema relevância refere-se à concisão, ou seja: deve-se falar estritamente o necessário, evitando alongar frases se houve maneiras mais concisas de expressão.

 

Por exemplo, no lugar de escrevermos “Levamos ao conhecimento de V. Exa.”, substituiremos por “Informamos V. Exa.”. Desta forma, estaremos expressando a mesma coisa, de modo mais puro e simples.

 

Memorando

Nas lições de Almeida (1999), memorando é uma correspondência interna, trocada entre os chefes da repartição ou da empresa, dirigida a iguais, superiores ou subalternos. É a documentação do dia-a-dia de um órgão.

 

Um memorando possui alguns itens essenciais na sua elaboração, tais como cargo do destinatário e do signatário, data, ementa, texto do memorando, fecho, nome e assinatura do remetente.

 

Cesca (2006), entretanto, nos coloca uma observação pertinente acerca do memorando. Para a autora, a redação do mesmo pode ser realizada de modo um tanto quanto informal, não sendo admitido, no entanto, exageros nesta informalidade.

 

Esta informalidade é observada pelo fato de que, em se tratando de um documento interno, muito provavelmente será direcionado a pessoas com as quais existe certa convivência. Entendamos convivência não como um relacionamento de amizade ou afins, mas sim como uma presença, contínua, de pessoas, umas com as outras, no âmbito do ambiente de trabalho.

 

Conforme Borges (1997), o memorando equipara-se ao bilhete, sendo considerado uma espécie de bilhete comercial através do qual as empresas comunicam-se, internamente.

 

Entretanto, é importante ressaltar que cada memorando deve tratar apenas de um assunto. Se, ao redigi-lo, verificar-se a necessidade de comunicar outro assunto, é necessário elaborar um novo memorando, no intuito de não misturá-los.

         

Ofício

Em uma das conceituações encontradas, ofício é:

[…] o ato administrativo ordinário, através do qual as autoridades trocam correspondência entre si, ou se comunicam com seus subordinados ou, ainda, a Administração Pública troca correspondência com particulares (FULGENCIO, 2007, pg. 443).

 

Em Borges (1997, pg. 56), encontramos outra definição de Ofício:

[…] é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou, ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública.

 

Acerca do Ofício, existem determinadas regras que devem ser observadas, principalmente quanto à formalidade e às formas de tratamento utilizadas no mesmo.

 

As formas de tratamento referem-se ao cargo ocupado pela pessoa a quem o Ofício é dirigido. Seguem exemplos:

– Para dirigentes governamentais, utiliza-se a forma vocativa “Excelentíssimo Senhor”, seguido do respectivo cargo: “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”;

– Para demais autoridades, utiliza-se o vocativo “Senhor”, seguido do cargo: “Senhor Prefeito”;

– No caso de cargos altos em empresas privadas, utiliza-se tanto o vocativo “Senhor” quanto “Prezado Senhor”, havendo a possibilidade de escolha: “Prezado Senhor Presidente” ou “Prezado Presidente”.

 

Considerações finais

Todo e qualquer documento utilizado no âmbito das organizações, seja de modo interno ou de interação externa, deve obedecer a determinadas normas, previamente estabelecidas.

 

Esta “obediência” a determinadas normas se prende ao fato de que, tanto o emissor quanto o receptor da mensagem deve compreender a informação que se deseja passar. Desta forma, utilizando-se um padrão escrito, garante-se a recepção da mensagem e o seu correto entendimento.

 

Retomando a idéia de Cruz (2008), percebemos que o modo de escrita formal é importante como elemento de comunicação, visto que pessoas de regiões diversas podem comunicar-se com facilidade, mesmo que utilizem diferentes variações diatópicas.

 

Desta forma, um documento organizacional redigido na Empresa Petrobrás, no Rio Grande do Sul será perfeitamente entendido pelo seu receptor, funcionário da mesma empresa no Estado de Minas Gerais. Ainda, este funcionário de Minas Gerais poderá remetê-lo ao Estado da Bahia e, mesmo assim, a mensagem será compreendida de maneira integral.

 

Referências

ALMEIDA, Antônio Luiz Mendes. Atenciosamente: Manual prático de redação comercial e oficial. 5ª edição. Rio de Janeiro: Garamound, 1999.

BORGES, Márcia M. Redação Empresarial. Rio de Janeiro: SENAC, 1997.

CESCA, Cleusa Gimenez. Comunicação dirigida escrita na empresa. 4ª edição. São Paulo: Summus, 2006.

CRUZ, Edwaldo. Redação Oficial conforme Decreto nº 4.176/2002. Maceió: EDUFAL, 2008.

FULGENCIO, Paulo Cesar. Glossário – Vade Mecum. Rio de Janeiro: Mauad, 2007.

 


Fonte: Artigos Administradores / Redação empresarial: relevância e aplicabilidade do memorando e do ofício

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