Reunião é coisa séria, faça a coisa certa

Reunião é coisa séria, faça a coisa certa

Ao agendar uma reunião temos que tomar alguns cuidados importantes, pois perdemos nosso tempo e o dos outros também, erramos quando não levantamos e levamos informações relevantes para a tomada de decisão

A cada final de dia parece que deixamos de fazer muitas coisas no trabalho, falta tempo para que possamos concluir todas as tarefas, antigamente faltava folego, hoje faltam horas. A carga de tarefas e as reuniões acabam consumindo o dia a dia dos profissionais afetando diretamente a movimentação de novos projetos ou decisões administrativas.

Nessa correria danada, atrapalha e muito quando somos convidados para uma reunião de negócios, onde falta preparação e informações, tornando a coisa vazia. Isso resulta na perda de tempo e de dinheiro. Tempo dos outros e dinheiro da empresa.

O que quero dizer é que peca o profissional quando não se prepara para uma reunião que ele mesmo provocou. Percebe-se que nesse corre do dia a dia acabamos nos perdendo e não nos preparando como deveríamos para um determinado encontro formal com o líder ou colega de trabalho, um erro que deve ser evitado.

Vivenciei algo similar bem típico e vou compartilhar a experiência.

Dia destes fui visitar um jovem casal de amigos, são donos do próprio negócio, portanto, jovens empreendedores. No bate papo descontraído o rapaz (que cuida do operacional da empresa) reclamou da postura da esposa (que faz o administrativo do negócio).

Eles estavam às vésperas de enviar um colaborador para uma viajem de trabalho em outro país. Ela preocupada com as despesas que o colaborador teria na viajem chamou o marido para uma troca de ideias em sua sala, que transcorreu mais ou menos assim:

Ela – Então, você sabe né ? Vamos enviar o funcionário e eu não sei quanto devemos dar em dinheiro para ele almoçar e jantar tem ainda o táxi, e outras despesas… Pois é, então, eu pensei, não sei talvez algum dinheiro… Mas e ai o que você acha? 

Ele, já impaciente:

 – Tá, mas o que você precisa? Dá o dinheiro para ele, quanto?

A queixa do marido foi estimulada devido ao fato dela não ter conseguido estabelecer uma linha direta de comunicação, ou seja, ser mais objetiva e também diante da falta de informações que os ajudassem na decisão.

Então, aproveitei a oportunidade para contar uma historinha bem antiga, com cunho de exemplificar e fazê-los entender o que está faltando na relação profissional.

Trata-se da história dos dois gerentes e das laranjas, não é a versão original, mas foi a que recriei no momento para ajudar o casal:

Certo diretor contratou um novo gerente, que não demorou muito para ganhar aumento de salário. O gerente mais antigo, inconformado, foi tirar satisfação com o diretor, este por sua vez pediu para o gerente antigo se sentar e chamou o novo. Assim, disse a ambos que necessitava comprar laranjas para o café da manhã que iria fazer no dia seguinte e, desta forma, deu uma verba para cada um e pediu para que comprassem as laranjas e as entregassem assim que ele chegasse à empresa. No dia seguinte, tão logo o diretor chegou ao trabalho, o gerente antigo se apresentou e disse que na barraca da esquina não tinha laranjas, portanto, não teve como comprar. Em seguida chegou o gerente novo:

– Não tem laranjas na barraca, porém comprei algumas maças, peras e uma melancia, acredito que, desta forma, teremos uma maior variedade de frutas para servir no café.

Pro-atividade e genuíno interesse em fazer além do esperado completam o perfil do “gerente novo”. Não é mesmo?

Ao terminar de contar a história perguntei a todos que estavam ao redor da mesa:

– Qual gerente vocês gostariam de ter em sua empresa? 

A resposta foi unânime.

Contada a história restou apenas o feedback. A orientação passada é que ela poderia ter pesquisado o preço médio das refeições no hotel, realizado consulta da moeda McDonald´s – o preço do Big Mac comparado nos dois países – ou utilizado a internet como ferramenta de pesquisa para um levantamento prévio. Com alguma informação ficaria mais fácil decidir quanto dinheiro dar ao colaborador para a tal viagem e o bate papo seria bem mais frutífero, além de mais ligeiro.

Acontece que muitas vezes precisamos tomar alguma decisão e não podemos fazer sem o aval do superior ou de outro colega. Pecamos, geralmente, quando tornamos as coisas mais difíceis não preparando um material que forneça elementos básicos para a reunião.

Quem já não participou de reuniões que foram canceladas diante da necessidade de maiores dados que serviria para nortear o bate papo, isso chega a ser um tanto constrangedor para o responsável que provocou o encontro.

Existindo a necessidade de uma (possível) reunião corporativa, vale verificar:

a)    O assunto ou problema requer mesmo uma reunião? Se o assunto puder ser tratado via e-mail ou telefone (conference call), resta distribuir o tema e aguardar o retorno. Mas é importante fazer um breafing do problema.

b)    A reunião é necessária. Então o jeito é convocar as pessoas que estão envolvidas e que poderão decidir conforme a autonomia que detém.

c)     Importante colocar o assunto no convite ou mesmo enviar a pauta, assim os demais convocados também poderão pesquisar sobre o tema e, se for o caso, levantar outras informações relevantes.

d)    Provocou a reunião? Necessário levar a pauta, presidir o encontro, gerar base de informações e conforme a importância do assunto criar uma apresentação via Power Point ou via programa similar, visando conduzir com profissionalismo os assuntos a serem abordados e decididos.

e)    Aquele que preside a reunião é responsável pela ata, contudo pode delegar esta tarefa a outro colega de confiança. A ata deve ser dividida posteriormente com todos os detalhes da reunião tais como: nome dos participantes, data e hora da realização do encontro e, claro, o que foi decidido, bem como eventuais pendências e prazos de retornos.

f)       Importante estar preparado e saber administrar os ânimos em caso de possíveis divergências, isso tende a acontecer, pois se todos concordam sem divergir em algum aspecto a reunião não se faz necessária.

g)    Sobre o tempo. Quando mais rápida a reunião, melhor. Reuniões extensas são pouco produtivas. Em média uma hora, se for necessário mais tempo o certo é programar um novo encontro.

O coordenador da reunião, como vimos, deve ser o grande responsável por toda a preparação, organização, condução dos debates, registro do encontro, distribuição da ata e, se necessário ainda, cobrar as possíveis pendências visando encerrar todo o ciclo e definir a tomada de decisão. Somente assim as ações poderão ser implementadas de forma colegiada. Mas vale lembrar que reunião sem base de dados é o mesmo que domingo sem missa.


Fonte: Artigos Administradores / Reunião é coisa séria, faça a coisa certa

Os comentários estão fechados.