Sistema de informação gerencial como ferramenta de apoio à tomada de decisão no departamento de compras da prefeitura municipal de Picos-Pi

Sistema de informação gerencial como ferramenta de apoio à tomada de decisão no departamento de compras da prefeitura municipal de Picos-Pi

Os sistemas de informações gerenciais, simultaneamente com a engenharia da informação são capazes de fornecer possibilidades e alternativas de apoio para os gestores municipais, oferecendo informações concretas com qualidade. Porém, as informações sozinhas não são capazes de solucionar os problemas e conflitos dos municípios. É de total relevância que a gestão e responsáveis possuam conhecimentos abrangentes e válidos para a execução de suas tarefas. É com essa junção e parceria entre gestores e sistema que se chegará às decisões mais apropriadas e corretas. O objetivo deste artigo é reforçar que correto emprego do sistema de informação gerencial como base para recebimento de elementos e fornecimento de informações, unificado aos gestores capacitados, poderão resultar em decisões tomadas corretamente de forma que traga benefícios e melhorias ao município, em especial, ao departamento de compras da Prefeitura Municipal de Picos. A metodologia de pesquisa é de natureza qualitativa, com pesquisa aplicada no departamento já mencionado e análise de outros autores para fundamentar e fortalecer o estudo. Ao final são destacadas as principais contribuições acadêmicas e organizacionais através da leitura do estudo, que será capaz de cooperar na gestão municipal com maior capacidade, desenvolvimento e resultados satisfatórios.

Palavras-chave: sistemas de informação; processo decisório; departamento de compras;

1             INTRODUÇÃO

 

Em todos os meios da sociedade, as tecnologias da informação, estão presentes. Através delas, o mundo consegue reorganizar e dar prosseguimento à reforma econômica mundial. O que antes era inacessível, tornou-se de fácil acesso justamente por conta das vantagens oferecidas pela evolução da computação, comunicações e informática.

Essa evolução também atinge o departamento de compras da administração pública municipal, onde produz a agilidade de serviços, do maior controle às atividades e melhor qualidade nos relatórios, que, darão suporte aos gestores na tomada de decisão, auxiliando de forma que se possa tomar decisões embasadas em informações claras, corretas e acertadas.

Um sistema de informação gerencial resulta da reunião e conversão dos dados anteriormente recebidos em informações de poder decisório. São encarregados da armazenagem de dados, acomodá-los de modo que não sejam apenas elementos vazios e se transformem em informações válidas para a gestão das decisões de um órgão no momento em que for solicitado.

Em suma, Oliveira (2010) afirma que os sistemas de informação empregados de modo correto beneficia gestores por trazerem progresso nas atividades realizadas e melhoria nas decisões tomadas, em virtude de as informações estarem disponíveis a todo momento e serem precisas.

 Entre as principais razões, os gestores precisam de uma gama de informações, para efetuar análises exatas que auxiliarão em qualquer processo decisório. Por essas razões é necessário que o gestor tenha em posse alguma ferramenta que de suporte tecnológico suficiente para absorver dados, transformá-los e gerar informações que servirão para dinamizar e desenvolver a organização. Em síntese, tomar decisões envolve todo um processo, que tem como parâmetro o alcance dos objetivos, a consulta dos que serão afetados com aquela resolução, economia, mercado, política, dentre várias outras condições que poderão alterar e moldar essas decisões.

A evolução nas diversas áreas do mercado, política, economia, e no mundo fazem com que os gestores busquem técnicas para lidar com essas mudanças. Os que não acompanham esse desenvolvimento se tornam vulneráveis, pois as situações em que necessitam de embasamento para serem resolvidas acabam sendo conduzidas pelo feeling do gestor, que são as decisões baseadas na intuição. É nessa fase de revolução das organizações e tecnologia que, boa parte da gestão pública, é caracterizada por ser ineficiente, incapaz, ineficaz, impossibilitando de solucionar seus impasses com respostas ágeis, instaurar políticas públicas coerentes, e proporcionar o bem-estar no município.

Para que a administração pública municipal consiga realizar suas funções e atender aos critérios renovados entre poder público e população se faz necessário o emprego de sistema de informação gerencial que permita a formação de políticas e apuração organizada dos resultados.

Gil (2010) define que “[…] Os sistemas de informação concebem uma reunião de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros ligados de acordo com uma sequência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações”. Por consequência dessas abordagens desponta o seguinte questionamento: Quais as vantagens e benefícios que o uso de sistemas de informações gerenciais podem trazer ao auxílio na tomada de decisão no departamento de compras da Prefeitura municipal de Picos?

Nesse ínterim, a pesquisa tem como objetivo analisar o uso do sistema de informação gerencial e verificar sua importância no processo decisório no departamento estudado, identificando como se dá o processo de alimentação de dados ao sistema e quais as informações geradas por ele.

 

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

 

2.1 Dados

 

Os dados são a base de um produto, de algo que virá a ser obtido num futuro, a curto ou longo prazo, chamado de informação. Eles podem surgir de variadas fontes, sendo ampla a forma de agregá-los.

“Considera-se como um dado a representação convencionada de uma grandeza qualquer, um sinal ou código, expresso em unidades padronizadas, podendo ser obtido por observação, medição ou processo automático” (JAMIL, 2006, p. 17).

O dado também poderá ser apresentado como:

 

[…] átomos de matéria-prima a ser trabalhada pelo homem. É o nível simbólico irredutível, no qual a codificação alfanumérica nos permite transformar a matéria-prima de um lado para outro, como tantos grãos ou sacos de arroz. Os dados são inerentes. São granulares. Podem ser armazenados e transportados, a despeito de seu significado (ALBRECHT, 1999, apud SOUZA, 2008, p. 21).

 

Chiavenato (2009), afirma que um dado “é apenas um índice, um registro, uma manifestação objetiva, passível de análise subjetiva”. Quando ordenados, relacionados e abrigados, são suporte para geração da informação, mas, ele sozinho, sem relação com outros dados, não terá valor.

Comumente, os dados possuem uma relação com a informação, em contexto direto, sendo que eles serão agrupados e desenvolvidos, tendo como consequência, a informação (JAMIL, 2006). Desta maneira, os dados terão papel fundamental para erguer a informação.

 

2.2 Informação

 

A informação é a consequência do que foi conseguido através do aprimoramento e junção dos dados, ou seja, os dados foram gerenciados, organizados e unidos para um fim em comum, a informação. Oliveira (2010) ratifica que a informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões.

As informações resultam do devido tratamento dos dados, que organizados, podem se relacionar para dar suporte no processo decisório aos gestores. Jamil (2006) considera a “informação como um elemento composto a partir de um conjunto de dados relevantes para uma análise, contextualizados”. Assim, entende-se que a informação pode ser utilizada diversas vezes, não havendo desgaste pelo seu emprego, e sua valia é tida a partir da importância das mesmas em relação aos seus usuários.

Consoante Rezende e Abreu (2006), a informação tem valor incalculável quando é utilizada para perceber ocasiões, configurações e características dos procedimentos, sistemas, recursos, pessoas, tecnologias, dentre outros. Assim, essas características podem estabelecer poder para aquele que possuir aquelas informações. Dessa forma, fica entendido que a informação não se restringe a somente ao meio interno, pois para o desenvolvimento de uma boa gestão o departamento deverá se inteirar sobre tudo que acontece no mundo, analisando e filtrando o que realmente é de importância para suas atividades.

 

2.3 Sistema

 

Ao abordar sobre sistema, Oliveira (2010) garante que consiste em um aglomerado de frações interagentes e interdependentes que, em conjunto, compõem um todo unitário com propósito fixado e cumpram determinada função.

Este termo também poderá ser estabelecido como “um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos” (CASSARRO, 2010).

Em uma definição mais robusta, Chiavenato (2009) explica que sistema é um agrupado de partes ou unidades dinamicamente relacionadas entre si, gerando uma operação para cumprir uma meta, trabalhando sobre as entradas e possibilitando saídas processadas. Com isso, torna-se claro perceber que o sistema é constituído por dados, que são a matéria base para a geração das informações, por meio de organização feita através de um sistema.

 

2.4 Sistema de Informação

 

Em conformidade com alguns atores, o sistema de informação, tem condições de dar estrutura ao processo decisório, poder aos gestores e funcionários para que possam analisar e entender situações diversas e solucionar problemas.

Conforme Rezende e Abreu (2006), um sistema de informação:

 

Pode ser definido como processos de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da gestão e que proporciona a sustentação administrativa, visando à otimização dos resultados esperados.

 

Guerreiro (2006, apud SILVA et al., 2007) salienta que os gestores possuem uma ampla dependência do recurso informação.  Por sua vez, a informação necessita ter uma definição lógica para o gestor, e os sistemas de informações precisam ser estruturados de maneira que atenda com eficiência as deficiências informativas de seus usuários.

Já O’Brien (2010), contempla um conceito mais robusto, dizendo que um sistema de informação é um complexo que recebe recursos de dados como entrada e os processa em produtos de informação como saída. Ainda diz que um sistema de informação necessita dos recursos humanos para poder ter funcionamento, de hardware, software, dados e redes para realizar as ações de entrada, processos, produção, armazenagem e controle que convertem recursos de dados em informações.

Um sistema de informação deverá suportar todas as fases do processo de gestão, desde o planejamento, passando pela execução e controle, garantindo a integração e organização entre as etapas.

Por fim, Laudon (2004) diz que um sistema de informação é estabelecido como uma associação de componentes inter-relacionados que realizam a coleta, processamento, armazenagem e distribuição das informações que serão remetidas ao apoio do processo decisório.

 Analisando a abordagem de cada autor é viável dizer que os sistemas de informações recebem os dados, fazem todo o processo necessário de unificação e transformação em informações, e repassam ao usuário, no momento solicitado, os resultados. É necessário lembrar que, o sistema fará toda essa ação de construção da informação se o mesmo estiver “alimentado” com informações válidas, coerentes e suficientes que serão adquiridas através da ação do usuário. Logo após o abastecimento com os dados necessários o sistema estará preparado para o processo de preparação das informações. Também será função do usuário entender os relatórios e resultados fornecidos pelo sistema e definir como as informações geradas poderão ser utilizadas de maneira que se tenha os melhores resultados.

 

2.5 Sistema de Informação Gerencial

 

Em conformidade com Cruz (2009), um Sistema de Informação Gerencial (S.I.G.), é um conjunto de pessoas, equipamentos, processos, documentos e troca de informações, que coleta, valida, realiza operações, passa por modificações, armazena e expõe os dados para serem utilizados no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e outros processos gerenciais para vários propósitos administrativos.

Para Oliveira (2010), SIG consiste no processo de conversão dos dados em informações, que são empregadas no processo da tomada de decisão, possibilitando um maior amparo administrativo para aprimorar os resultados objetivados.

Um Sistema de Informação Gerencial precisa englobar as informações fundamentais para o desenvolvimento do planejamento e do controle, fornecendo informações satisfatórias e exatas numa constância necessária que permita que os responsáveis pela leitura compreendam e tenham condições de aplica-las da melhor forma.

 

 

Desenvolvido pela Fiorilli Soc. Civil Ltda.- Software, com matriz na cidade de São José do Rio Preto – SP, e filial em Teresina – PI, o SCPI possui a finalidade inicial de atendimento às normas legais, orçamento, contabilidade e balanços. Com o tempo, foi aperfeiçoado e se tornou essencial ferramenta de gestão da Administração Pública Municipal. Possui as seguintes ferramentas de apoio à gestão:

ü    CONTAS: Dá suporte nos lançamentos, permite acompanhamento inteligente de todas as responsabilidades, atendendo as condições legais;

ü    COMPRAS: Acompanha o gestor e usuário em todo o processo de compras, da ação mais simples, a formalização de uma compra, passando por todo o procedimento licitatório, fases da despesa, registros de entradas e saídas de almoxarifado e controle de frota; 

ü    PATRIMÔNIO: Possibilita gerir o patrimônio, conduzindo todos os passos de movimentação física e financeira; 

ü    DIÁRIO/RAZÃO: Possui registro de todos os lançamentos (orçamentário, financeiro, patrimonial e econômico) isolados e conjuntos para cada fundo ou entidade da administração direta; 

ü    ENSINO: Todos os demonstrativos para suporte dos dispositivos e normas legais. Análises e demonstrativos para acompanhamento diário.

Além dessas mencionadas, também oferece controle de entradas e saídas, andamento de pedidos de compras, aba para cadastros em geral, estoque, solicitações, movimentações, entre outros.

 

2.7 Processo decisório

 

Frequentemente, os gestores e responsáveis pela administração pública se defrontam com as mais diversas situações que devem ser solucionadas com brevidade e precisão, porém, são variadas as opções de caminho a ser percorrido para chegar no objetivo, a solução da situação. É nesse momento que se inicia o processo decisório.

A percepção da realidade do que permeia na repartição é de suma importância para que o gestor possa decidir a melhor opção para a liquidação dos problemas. A percepção deverá ser fundamentada com relatórios corretos que indicarão o roteiro a ser seguido. Certamente, uma decisão apropriada está diretamente associada ao uso de informações pertinentes e corretas, que dão apoio e sustentabilidade à tomada de decisão.

O processo decisório, conforme Oliveira (2010), é a transformação das informações estudadas em ação. Os desafios impostos aos gestores os levam a procurar informações que mostrem a realidade, para que todo o processo decisório seja efetivado de maneira que se alcance a finalidade pretendida.

O processo decisório é constituído por diversos elementos, como as condições de indefinição, dúvidas, riscos, a finalidade desejada, dentro outros. Oliveira (2010) declara que no processo decisório, é por obrigação ser definido uma orientação que tenha conexão com a decisão escolhida, e ainda classifica o processo decisório em fases, são elas: a identificação do problema, análise do problema, possíveis soluções, análise e comparação das possíveis soluções, seleção das opções mais viáveis, implantação do que foi escolhido, e avaliação final. Dessa forma, fica evidente a relevância teoria decisória, que mostra os meios pelos quais devem ser passados em procura da resolução mais conveniente para solução do impasse.

 Então, o processo decisório vai depender também do potencial dos gestores no momento em que definirem a opção a ser seguida em que satisfaça as necessidades da organização.

 

 

2.8 Sistemas de Informações Gerenciais nas tomadas de decisão

 

O sistema de informação gerencial fornece base de apoio enorme ao gestor, pois ele conta com informações primordiais para dar fundamentação à todas as decisões a serem tomadas. Partindo disso, Melo (2006) diz que existe uma grande precisão de que o processo decisório seja fundamentado em sistemas de informações gerenciais, pois eles, juntamente com um processo organizado e bem alinhado levam à convicção que o gestor necessita para definir a melhor opção a ser seguida pela instituição.

Visto isso, é viável dizer que o sistema de informação gerencial vem a ser um excelente aliado de qualquer gestor no processo decisório. Certamente, o processo decisório existirá em todas as atividades do gestor, das mais simples às mais robustas, deslocando-se entre planos, processos, coordenação e controle de ações, e o S.I.G. deverá ser utilizado para apoiar todo esse processo de maneira que traga eficiência e coerência, buscando se antecipar, acertar, planejar, diminuir custos, dando a possibilidade de investimentos em variadas áreas.

 

 

A compra consiste em qualquer aquisição remunerada de bens ou serviços, seja de uma única vez ou parcelada. Ela jamais poderá ser efetuada sem a devida especificação de seu objeto e denominação dos recursos para efetivação do seu pagamento, sob o risco de anulação do ato e responsabilidade daquele que lhe deu causa.  

A aquisição sempre será realizada por meio de contrato mútuo, com direitos e deveres, e com quitação de valores como contraprestação de controle do bem ou serviço adquirido.

De acordo com o Art. 9, do Decreto nº 7.892, de janeiro de 2013, que regulamenta o sistema de registros de preços previsto no art. 15 da Lei 8.666, faz-se necessário a precisão correta para caracterização do bem ou serviço a ser adquirido, até mesmo descrevendo as respectivas unidades de medida frequentemente utilizadas.

A gestão de compras tem assumido um papel essencial nas instituições privada e pública. Na gestão pública, as compras são definidas como funções administrativas encarregadas gerir um sistema de informação e de acompanhamento que garantam o correto escoamento de bens e serviços, na quantidade apropriada, do melhor fornecedor, no momento correto e com a qualidade necessária para o uso do que será adquirido. Todas essas características deverão ser ponderadas no processo licitatório.

 

O meio empregado pela administração pública para executar a compra de bens e serviços é distinto da maneira em que é realizada na administração privada, gerando indagação por parte dos gestores sobre como conduzir na administração pública no momento da execução da compra.

O processo de aquisição de bens e serviços na administração pública necessita passar por alguns procedimentos que a lei determina, onde não deverão avaliar apenas o preço. Os gestores devem administrar as saídas dos bens de maneira que se tornem duráveis e eficientes. Em geral, não é utilizado estoque físico na administração pública, o que pode tornar a distribuição dos bens e serviços enigmática e sem controle.

Para que os recursos públicos sejam utilizados é obrigatório que exista uma lei que autorize, um antecipado planejamento, juntamente com prévia proteção do recurso, e a execução do processo licitatório, que tem como propósito a transparência e a publicidade, deixando o processo livre para a participação de qualquer interessado.  É nesse processo de licitação que surgem os possíveis fornecedores que disputarão a chance de se tornarem os produtores daquele bem ou serviço.

Meirelles (2009) afirma de maneira coerente e organizada que a licitação deve ser colocada como premissa ao contrato administrativo, pois não existirá contrato sem a existência de uma licitação. Por fim, reforça que a existência da licitação não obriga contrato futuro.

Mello (2010) refere-se à licitação como um certame, onde os interessados produzem uma disputa para concorrer ao fornecimento dos bens e serviços, na qual a que apresentar mais vantagens será optada pela administração pública.

Segundo a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, as licitações possuem algumas finalidades básicas para qualquer procedimento licitatório, assim como algumas premissas bem particulares, a seguir: Princípio da vinculação ao instrumento convocatório, indicando que tanto a gestão como os participantes da licitação, deverão seguir aos regulamentos do edital, pois ele é tido como instrumento regulatório entre as partes envolvidas, estando submetido ao monitoramento da legalidade; Julgamento objetivo, a avaliação das propostas do licitante devem ser pautadas nos pontos objetivos perante pena de ilegalidade, noutros termos, proíbe a ação de indicar o de pré-selecionar participantes; Manutenção do equilíbrio econômico financeiro do contrato, onde devem ser priorizados, nos contratos administrativos, a equiparação dos contratantes evitando a imparcialidade.

Ainda em conformidade com a Lei nº 8666/93 as modalidades de licitação existentes são: Concorrência, a mais utilizada, e se aplica às maiores contratações, sendo capaz de substituir outra modalidade. É obrigatória quando o valor a ser contratado para obras ou serviços de engenharia for acima de 1,5 milhões de reais e, para serviços e compras acima de 650 mil reais; Tomada de preço, tipo de licitação intermediária, permite participação apenas de licitantes já cadastrados, porém, exceto quando obedecida a exigência legal que comprova que terá o cadastramento efetuado e atendendo todas as regras no prazo de até três dias da data que foi recebida a proposta; Convite, é a modalidade mais simplificada de licitação, e se adequa às contratações de menor porte, onde o edital não é obrigatório, tendo como substituto a carta- convite, que é enviada a alguns interessados em participar da licitação; Concurso, é a modalidade de licitação em que participam qualquer interessado, que necessita de edital e regulamento próprio para explicar minunciosamente as qualidade dos participantes, definir comissão que jugará, dentre outros; Leilão, onde pode haver participação de qualquer interessado sem a necessidade de registro prévio, destinando-se de forma exclusiva a alienação de bens móveis inservíveis da Administração Pública; Pregão, objetiva às contratações de bens e serviços comuns, onde o padrão de comportamento possa ser estabelecido edital.

Em resumo, as contratações realizadas pela gestão pública, devem ser antecedidas por processo licitatório de acordo com o art. 2º da Lei nº 8.666/93, que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, que aborda sobre as regras de licitações e contratos da Administração Pública.

 

3 METODOLOGIA

 

A busca brota da necessidade, ela surge da procura constante de interpretar os fatos, e é nesse momento que surgem os estudos caracterizados pelo uso dos métodos científicos. Tais métodos auxiliam o relato e validação de um conhecimento. Visto isso, torna-se fácil perceber que a metodologia é um estudo direcionado às fases de um processo já definido expostos os métodos e ações da pesquisa. Inicialmente, é interessante que se apresente as tipologias da pesquisa em que o estudo se compõe. Neste caso, o método utilizado para o desenvolvimento foi exploratório.

Andrade (2003) certifica que a pesquisa exploratória dispõe de alguns objetivos fundamentais, como disponibilizar maiores informações sobre o conteúdo a ser investigado, demonstrar a delimitação do tema estudado, acompanhar os objetivos e produção das hipóteses, ou constatar uma nova perspectiva sobre o tema.

Em relação aos objetivos, o estudo se configura como descritivo, uma vez que objetiva traçar e averiguar o perfil compreendido no estudo. A abordagem da pesquisa foi qualitativa, quando não há necessidade de métodos e técnicas estatísticas. Em relação aos procedimentos, estrutura-se de pesquisa de campo e bibliográfica, pois ela desfruta de informações já documentadas em conjunto com uma nova abordagem. Tem como universo, espaço que foi desenvolvida a pesquisa, o departamento de compras da Prefeitura municipal de Picos – PI. O alvo será formado por gestores públicos e funcionários da administração pública diretamente ligados ao que é proposto pelo estudo.

Para a coleta ou levantamento dos dados, foi feito a aplicação de questionários subjetivos com os usuários do sistema, a fim de saber quais os recursos tecnológicos usados, de que maneira e qual a frequência que são utilizados e averiguar a eficiência deles nas rotinas administrativas e no processo decisório. Foi aplicado a todos os funcionários do departamento em estudo, totalizando 10 participantes, onde os envolvidos terão proteção das informações prestadas

Feito a apuração das informações recebidas, teve início a análise de conteúdo, em conformidade com as respostas colhidas através dos questionários aplicados, onde foram comparados e analisados em consonância com a teoria, que trata das vantagens e suporte que o uso de sistema de informação gerencial traz ao ser usado na gestão de compras da administração pública.

 

4 RESULTADOS E DISCUSSÕES

 

As informações que serviram de base para estudo foram conseguidas mediante questionário aplicado com os funcionários do departamento de compras, com a intenção de conhecer e entender os benefícios e vantagens que o sistema de informação gerencial traz para a gestão.

O departamento de compras da Prefeitura municipal de Picos conta com 10 funcionários para o exercício de suas atividades, onde todos eles têm contato direto com o sistema de informação gerencial. Ao início do questionário, foi indagado de que forma o sistema é abastecido (dados), e quais os principais relatórios emitidos por ele. Os respondentes não divergiram em suas conclusões, afirmando que os dados são fornecidos através de elementos básicos, como nome de participantes das licitações, cadastro nacional de pessoas jurídicas, endereços, quantidades necessárias para aquisição, dentre outros. E apontaram que os principais relatórios disponibilizados unificam informações mostrando um resumo do que lhe foi solicitado, dando uma visão geral de cada processo, ou mais detalhada, adentrando de forma que o gestor possa perceber todos os detalhes para dar prosseguimento às atividades. Alguns dos relatórios correspondem às informações de processos licitatórios, históricos, quantidades de entradas e saídas dos bens adquiridos, participantes dos processos, solicitações de compras, entre outros.

Também foi questionado sobre a clareza e facilidade de entendimento das informações produzidas pelo SCPI, onde os participantes relataram que o sistema possibilita fácil entendimento em relação aos relatórios, com linguagem simples e objetiva, fornecendo apenas o que foi solicitado, de forma que não prejudique em nenhum momento da análise.

Logo em seguida, é procurado saber se o uso do SCPI agiliza as operações de modo que se ganhe tempo para realizar outras atividades do setor. Os respondentes deixaram evidente que com o sistema informatizado e integrado em uso, os processos rotineiros são executados com rapidez, permitindo que outras ações sejam cumpridas dentro dos prazos necessários. Este fato é de grande importância, pois a administração pública é taxada lentidão de processos, o que, nesse caso, é contrariado pelos bons resultados obtidos com o uso do sistema de informação. Como já dito anteriormente, Oliveira (2010) aponta o mesmo resultado, afirmando que o uso do sistema de informação gerencial possibilita agilidade dos processos, o suporte dado por ele em toda a rede de processos, na rapidez em que as informações podem ser acessadas e repassadas, controle de estoque mais efetivo, vendas, etc.

Em sequência, foi perguntado aos usuários se eles possuem controle sobre as informações necessárias para a tomada de decisões de forma eficaz, onde ficou claro que com todo o embasamento que os relatórios disponibilizam, informações que sustentarão as decisões tomadas, torna-se menos complicado de realizar uma análise, pois terão em mãos uma ferramenta que indica todo o parecer de um processo. E isso é reforçado por Ferreira (2006), que considera incontestável a importância das informações, em cada uma das fases do processo decisório. O fato de contar com informações adequadas e de qualidade é de grande relevância para o desenvolvimento de qualquer gestão.

 Hoje, um dos grandes argumentos utilizados para a obtenção de um sistema de apoio é a facilidade e rapidez que as informações são concebidas e compartilhadas a quem necessitar e tiver acesso permitido para as mesmas. Essa assertiva pode ser confirmada com resultado da pesquisa, onde a facilidade e celeridade de geração de relatórios e informações foram apontadas como algumas das principais vantagens do uso de um sistema de apoio.

Como abordado outrora, Oliveira (2010) salienta as mesmas vantagens que foram percebidas ao resultado da pesquisa, a segurança das informações, velocidade dos procedimentos, na rapidez em que as informações podem ser acessadas e repassadas, clareza e facilidade de interpretação, etc. Após análise, foi constatado que as informações geradas pelo SCPI 8.0 são suficientemente claras e de fácil entendimento, tal fato, é apontado pelos usuários como de alta relevância, pois para a tomada de decisão correta é indispensável que todos os passos das etapas anteriores sejam desenvolvidas perfeitamente, dentre elas, a percepção do que cada relatório emitido pelo sistema relata. Sem dificuldade para compreensão e leitura das informações, o funcionário ganha tempo e se posiciona à frente de alguns fatos para que possa, posteriormente, realizar o processo decisório. Assim, quanto maior a nitidez das informações, maior a probabilidade de acertos no decorrer do processo, evitando falhas resultantes de má interpretação.

 Os funcionários apontam que ter um sistema disponível para auxílio em todos as etapas de um processo de compra é de grande valor, uma vez que esse processo já é burocrático por se tratar de órgão público, onde, por lei, deve-se passar por algumas etapas que são julgadas lentas. Desta forma, eles avaliam que qualquer apoio que houver para dar agilidade aos processos facilitará o desenvolvimento e dará flexibilidade para o prosseguimento de outras atividades rotineiras.

Maccari e Sauaia apud Cautela e Polloni (1991) dizem que, o sistema de informação é um aglomerado de elementos interdependentes, ou subsistemas, objetivamente agregados, para que, de sua comunicação, sejam concebidas informações válidas e corretas, que são indispensáveis para o processo decisório. Como já dito, os usuários do SCPI 8.0 são beneficiados por relatórios completos que atendem as necessidades do processo de compras, desde o cadastro de informações básicas para o processo licitatório (participantes do processo, dados do que será comprado, quantidades necessárias) até os relatórios finais, que auxiliam com informações de entrada e saída de bens, uso de serviços, quantidades adquiridas, fornecedores, dentre outros que dão base para  julgamento e escolha do que será apropriado para o melhor desenvolvimento da gestão.

 

5 CONCLUSÃO

 

Com a necessidade de atender as demandas de uma boa gestão, a administração pública deve buscar soluções para agilidade dos processos burocráticos, rapidez e qualidade nos serviços prestados à população e a correta decisão para solucionar problemas e alcançar o progresso. Decisões inteligentes e tomadas em tempo hábil são cruciais para que o departamento de compras da gestão pública atinja os resultados almejados. Mas, para tanto, é substancial aperfeiçoar o planejamento e o cumprimento das atividades, fazer com que todo o processo de compras seja sincronizado, ágil, transparente e correto, para que se consiga suprir as necessidades.

Isto posto, com a totalidade dos fatos mencionados, à base da pesquisa e análise de alguns autores, pode-se afirmar que um dos pontos fundamentais para haver uma boa gestão do departamento de compras é possibilitado pelo uso de sistema de informação gerencial que dará aos usuários e gestores qualidade das informações, presteza em que serão absorvidas e pela prontidão em que são tomadas as decisões.

A pesquisa buscou detectar e apresentar as principais vantagens do uso de sistema de informação gerencial dentro de um departamento da gestão pública municipal, para auxiliar os usuários e colaboradores a tomarem decisões de maneira mais rápida e correta. Notou-se que o departamento de compras da Prefeitura Municipal de Picos consegue desfrutar dos privilégios do sistema de informação e que colhe bons resultados por conta dessa ferramenta. 

Em suma, cumprem-se os objetivos propostos e torna-se claro o que foi proposto junto ao tema, já que é indiscutível que o departamento estudado faz uso do seu sistema em procura de melhorias para a gestão tomando como base o processo decisório, agilizar processos e facilitar o desenvolvimento da administração.

 Logo, os sistemas de informação gerenciais fortificam o plano de atuação da gestão pública municipal. A construção de informações ágeis, precisas e essencialmente proveitosas para o processo decisório garantem a estruturação de uma gestão diferenciada, tendo como consequência, um olhar diferente da população diante de um departamento de extrema importância para o desenvolvimento das atividades nos demais departamentos da administração pública.

 

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Fonte: Artigos Administradores / Sistema de informação gerencial como ferramenta de apoio à tomada de decisão no departamento de compras da prefeitura municipal de Picos-Pi

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