Vamos "limitar" o uso do e-mail?

Vamos “limitar” o uso do e-mail?

Além dos chamados e-mails indesejados, os famosos “spams”, é comum recebermos e-mails longos, confusos, cheios de anexos ou ainda sermos copiados desnecessariamente em trocas de e-mails sobre assuntos dos quais nem podemos ou devemos atuar

Ouço diariamente as pessoas relatando as dificuldades de gerenciar os e-mails que recebem ao longo do dia. E isso não diz respeito somente a quantidade mas também a qualidade desses e-mails.

Além dos chamados e-mails indesejados, os famosos “spams”, é comum recebermos e-mails longos, confusos, cheios de anexos ou ainda sermos copiados desnecessariamente em trocas de e-mails sobre assuntos dos quais nem podemos ou devemos atuar.

Existe também aqueles e-mails que são encaminhados com o intuito de se “proteger”, “transferir responsabilidade” ou até “pressionar” alguém.

Diante dessa realidade, tenho visto algumas empresas definindo políticas e diretrizes para uso do e-mail.

Em uma determinada empresa os e-mails só podiam ter um parágrafo com no máximo 6 linhas. Isso funcionou alguns dias quando alguém teve a brilhante ideia de enviar a seguinte mensagem: “Leia o anexo”.

Tenho alguns outros exemplos de tentativas como essa mas semana passada, fui a uma empresa e durante aquele cafezinho informal que precede a reunião, ouvi algo que me chamou a atenção. No meio de uma conversa sobre a falta de tempo e a enxurrada de informações com que nos deparamos diariamente, o tema e-mail veio a tona e a velha frase “Deveríamos criar políticas de e-mail aqui” logo apareceu. Foi quando uma moça fez a seguinte pergunta: “Por que não limitamos a quantidade de e-mails enviados por dia?” A conversa continuou, mudamos de assunto, mas a frase permaneceu sem resposta.

A lógica é que se tivermos um número limitado de e-mails para ser enviado por dia, seremos mais criteriosos, objetivos e assertivos.

A ideia é instigante, mas não é nova. Uma empresa desenvolveu um trabalho intenso visando a redução do numero de e-mails. Contou com a ajuda de uma consultoria externa e após 60 dias reduziu em 30% a quantidade de mensagens enviadas, porém isso durou pouco.

O fato é que o e-mail consolidou-se como uma ferramenta indispensável nas organizações e faz parte do dia-a-dia das pessoas.  Usá-lo de maneira mais eficiente ajudará não só a si, mas ao outro com quem você está se comunicando.

Não existe fórmula pronta. Não existe certo ou errado. Enfrentar esse desafio é algo individual, pessoal e indelegável. Então, antes de encaminhar seu próximo e-mail reflita um pouco mais a respeito. E depois compartilhe com a gente suas experiências e aprendizados.


Fonte: Artigos Administradores / Vamos “limitar” o uso do e-mail?

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